Her ne kadar "yüksek öncelikli" olarak sınıflandırsam da saat 5’te açabildiğim bilet için ilk iletişim ertesi
gün oldu. Biletin atandığı kişi bana telefonla ulaştı, durumu dinledi.
Soruların teknik bilgiler içerdiği noktada aynı dili konuşabilecek
arkadaşımızla katılacağım online bir toplantı ile devam etmeye karar verdik.
Öğle saatlerinde yaptığımız toplantı sonrası sürecimizi anlatıp talep edilen
elektronik belgeleri yine sözleşmeli (contracted) olarak çalışan üçüncü taraf
IT hizmet sağlayıcımız desteği ile e-dönüşüm hizmet sağlayıcımıza ticket
üzerinden ilettim.
Çarşamba günü akşam saatlerinde
ticket üzerinde çalışıldığına dair bildirim gelmişti ancak çözüm sağlanamadığı
için e-arşiv faturalar düzenlenememişti. Böyle olunca hem Salı hem de Çarşamba
günü sevkiyat durdu ve Sırbistan’dan yola çıkacak tırlar bekledi.
Perşembe sabahı bu sorunu gün
içerisinde çözmek gerektiğinin bilinciyle ve Avrupa’daki paydaşlardan güne önce
başlamanın avantajıyla ticket üzerinden mesajlar atıp konunun aciliyetini
hatırlattım ve destek beklediğimizi yazdım. Cevap gelmemesi beni de germeye
başlamıştı, hatta bu yüzden mesajlardan birini büyük harflerle (dijital dünyada
caps lock yazmanın kaba olduğuna inananlardanım) yazıp dikkat çekmeye çalıştım.
Yurtdışında mesainin başlayıp sevkiyatın başlamadığı haberi tedarik zinciri
tarafındaki yöneticilere iletildikçe bu kez o departmanların yöneticileri
ulaşıp güncel durumu sormaya ve konuyu üst yöneticilere iletmek gibi
alternatifleri sorgulamaya başladılar. Tamamen üçüncü taraf bir hizmet
sağlayıcının yapacağı teknik bir düzeltmeye (mapping) ihtiyacımız olduğu için
içeriden bir desteğe ihtiyaç olmadığını belirtip “B Planı” üzerinde çalıştım.
B planım, e-fatura portalinden
satır satır fatura kalemlerini giriş yaparak e-arşive faturayı oluşturmaktı.
Fatura düzenlemekle sorumlu olan arkadaşım Türkçe bilmediği için önce sayfayı
İngilizce olarak açıp hangi alanların zorunlu alan olduğunu gösterip nerelere
hangi bilgileri gireceğini gösterdim. Her ne kadar başlıklar İngilizce’ye dönse
de açılabilir menü (drop-down) içerisindeki kalemler Türkçe olduğu için yine de
desteğe ihtiyacı vardı. Şöyle ki, adres menüsünde Country (ülke) içerisinde
Germany yerine Almanya vardı ve müşterilerimizin adreslerinin Türkçe
karşılığını not alması gerekiyordu. Benzer şekilde “birim” de sıkıntılıydı.
Ayrıca dövizli fatura düzenlediğimiz için merkez bankasının sitesine girip
döviz kurunu da alması ve fatura üzerinde belirtmesi gerekiyordu. Bir faturayı
beraber taslaklara ekledikten sonra arkadaşımı diğer faturalarla baş başa
bıraktım. Bu süreç hem çok yavaş hem de manuel olması sebebiyle hataya çok
açıktı.
Aklımda net bir şey vardı: ticket
üzerinden cevap alamadığım hizmet sağlayıcılarımıza bir şekilde ulaşmalıydım.
Önce daha önce mutabakat veya başka teknik sorunlar sebebiyle email’lerine
eriştiğim hizmet sağlayıcı firmadan çalışan kişilere toplu mail attım. Ardından
websitesindeki iletişim numaralarını denedim. Maalesef müşteri hizmetleri
teknik ekibe yönlendirilmeden önce vergi kimlik numarası soruyordu ve bu
bilgiyi girdikten sonra teknik ekibe ancak bilet açarak erişebileceğime dair
bir ses kaydı beni uğurladı. Denediğim bu kanallardan çözüm sağlayamayınca
“müşteri haklıdır” deyip hizmet sağlayıcımızın ülke VP’sine Linkedin’den direkt
mesaj atarak bilet numarasını ve sevkiyatın durması sebebiyle desteğe
ihtiyacımız olduğunu yazdım. İnsanları title’ları ile sınıflandırmanın ya da
konumlandırmanın doğru olmadığını düşünsem de kişileri ve kurumları zor durumda
bırakmamak için bu içerikte bu ünvanla devam etmem uygun olacaktır. Daha önce
hiç fiziksel olarak tanışmamış olsam da gerçekten ihtiyaçtan kendisine
ulaşmıştım ve çok sağ olsun, hemen mesajıma dönüş yaptı ve konuyu kısa bir
maille kendisine iletmemi istedi. Umutlanmıştım ve umudum boşa çıkmadı, yarım
saat geçmeden önce e-arşiv faturaları portalde manuel olarak giriş yapan
arkadaşım SAP’den gönderdiği faturaların portale düştüğünü yazdı, dakikalar
içinde de bilete aynı yorum bu kez hizmet sağlayıcımızdan geldi. Hızlıca tüm
paydaşlara güzel haberi ilettim. Sonrasında VP, Linkedin üzerinden bir mesaj
ile ekibin sorunun çözüldüğüne dair bilgi verdiğini, benim de teyit etmemi
istedi. Sorunun çözüldüğünü, İsviçre, Polonya ve Sırbistan’daki paydaşların da
bu durumdan son derece mutlu olduğunu paylaştım. Gerçekten çok rahatlamıştım.
Bu deneyim, iş dünyasında
karşılaştığımız zorlukların üstesinden gelmek için geleneksel çözüm yollarının
dışına çıkmamızın ve “out-of-the-box” düşünme yeteneğimizi kullanmamızın ne
kadar önemli olduğunu gösteriyor. İletişim kanallarını etkin bir şekilde kullanmak
ve çözüm odaklı düşünmek, beklenmedik durumlarla başa çıkmamızı sağlar. Bu
olayın anahtar noktası, sorunları çözerken proaktif olmanın ve alternatif çözüm
yolları geliştirmenin değeridir. İşler yolunda gitmediğinde, çözüm bulmak için
geleneksel yöntemlerin ötesine geçmek ve farklı düşünmek gereklidir. Bu
durumda, sorunu çözmek için hem teknolojiyi (e-fatura portalı) hem de kişisel
iletişim kanallarını (Linkedin) etkin bir şekilde kullandım.
Sonuç olarak, bu deneyim, iş
dünyasında karşılaştığımız zorlukların üstesinden gelmek için geleneksel çözüm
yollarının dışına çıkmamızın ve “out-of-the-box” düşünme yeteneğimizi
kullanmamızın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. İletişim kanallarını etkin
bir şekilde kullanmak ve çözüm odaklı düşünmek, beklenmedik durumlarla başa
çıkmamızı sağlar. Bu, hem bireysel başarılarımızı hem de şirketlerin genel
başarısını artıracaktır. Bu nedenle, her zaman yeni ve yaratıcı çözümler
aramaya devam etmeliyiz. Bu, kesinlikle iş dünyasında başarılı olmanın
anahtarlarından biridir.
***
Bu içeriğin İngilizce hali de mevcut, dilerseniz buradan ulaşabilirsiniz: Volkan Yorulmaz: When E-Invoices Go Wrong: Out-of-the-Box Solutions and Key Learnings
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder