Bazen Linkedin Üzerinden bir VP'ye Ulaşmak Gerekir

Geçtiğimiz Salı akşamüstü saat 5’e doğru Polonya’da faturalarımızı düzenleyen ekibimizden aldığım bilgi ile SAP’de düzenlenen e-arşiv faturalarımızın e-fatura portalına düşmediğinden haberdar oldum. Günümüzün çok uluslu şirketlerinin bir gerçeği olan, ortak hizmet merkezleri ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcılar ile çalışırken bu gibi sorunlarla karşılaşıldığında alışık olduğumuz yöntemle bilet (“ticket”) açarak sorunu bildirdim.

Her ne kadar "yüksek öncelikli" olarak sınıflandırsam da saat 5’te açabildiğim bilet için ilk iletişim ertesi gün oldu. Biletin atandığı kişi bana telefonla ulaştı, durumu dinledi. Soruların teknik bilgiler içerdiği noktada aynı dili konuşabilecek arkadaşımızla katılacağım online bir toplantı ile devam etmeye karar verdik. Öğle saatlerinde yaptığımız toplantı sonrası sürecimizi anlatıp talep edilen elektronik belgeleri yine sözleşmeli (contracted) olarak çalışan üçüncü taraf IT hizmet sağlayıcımız desteği ile e-dönüşüm hizmet sağlayıcımıza ticket üzerinden ilettim.

Çarşamba günü akşam saatlerinde ticket üzerinde çalışıldığına dair bildirim gelmişti ancak çözüm sağlanamadığı için e-arşiv faturalar düzenlenememişti. Böyle olunca hem Salı hem de Çarşamba günü sevkiyat durdu ve Sırbistan’dan yola çıkacak tırlar bekledi.

Perşembe sabahı bu sorunu gün içerisinde çözmek gerektiğinin bilinciyle ve Avrupa’daki paydaşlardan güne önce başlamanın avantajıyla ticket üzerinden mesajlar atıp konunun aciliyetini hatırlattım ve destek beklediğimizi yazdım. Cevap gelmemesi beni de germeye başlamıştı, hatta bu yüzden mesajlardan birini büyük harflerle (dijital dünyada caps lock yazmanın kaba olduğuna inananlardanım) yazıp dikkat çekmeye çalıştım. Yurtdışında mesainin başlayıp sevkiyatın başlamadığı haberi tedarik zinciri tarafındaki yöneticilere iletildikçe bu kez o departmanların yöneticileri ulaşıp güncel durumu sormaya ve konuyu üst yöneticilere iletmek gibi alternatifleri sorgulamaya başladılar. Tamamen üçüncü taraf bir hizmet sağlayıcının yapacağı teknik bir düzeltmeye (mapping) ihtiyacımız olduğu için içeriden bir desteğe ihtiyaç olmadığını belirtip “B Planı” üzerinde çalıştım.

B planım, e-fatura portalinden satır satır fatura kalemlerini giriş yaparak e-arşive faturayı oluşturmaktı. Fatura düzenlemekle sorumlu olan arkadaşım Türkçe bilmediği için önce sayfayı İngilizce olarak açıp hangi alanların zorunlu alan olduğunu gösterip nerelere hangi bilgileri gireceğini gösterdim. Her ne kadar başlıklar İngilizce’ye dönse de açılabilir menü (drop-down) içerisindeki kalemler Türkçe olduğu için yine de desteğe ihtiyacı vardı. Şöyle ki, adres menüsünde Country (ülke) içerisinde Germany yerine Almanya vardı ve müşterilerimizin adreslerinin Türkçe karşılığını not alması gerekiyordu. Benzer şekilde “birim” de sıkıntılıydı. Ayrıca dövizli fatura düzenlediğimiz için merkez bankasının sitesine girip döviz kurunu da alması ve fatura üzerinde belirtmesi gerekiyordu. Bir faturayı beraber taslaklara ekledikten sonra arkadaşımı diğer faturalarla baş başa bıraktım. Bu süreç hem çok yavaş hem de manuel olması sebebiyle hataya çok açıktı.

Aklımda net bir şey vardı: ticket üzerinden cevap alamadığım hizmet sağlayıcılarımıza bir şekilde ulaşmalıydım. Önce daha önce mutabakat veya başka teknik sorunlar sebebiyle email’lerine eriştiğim hizmet sağlayıcı firmadan çalışan kişilere toplu mail attım. Ardından websitesindeki iletişim numaralarını denedim. Maalesef müşteri hizmetleri teknik ekibe yönlendirilmeden önce vergi kimlik numarası soruyordu ve bu bilgiyi girdikten sonra teknik ekibe ancak bilet açarak erişebileceğime dair bir ses kaydı beni uğurladı. Denediğim bu kanallardan çözüm sağlayamayınca “müşteri haklıdır” deyip hizmet sağlayıcımızın ülke VP’sine Linkedin’den direkt mesaj atarak bilet numarasını ve sevkiyatın durması sebebiyle desteğe ihtiyacımız olduğunu yazdım. İnsanları title’ları ile sınıflandırmanın ya da konumlandırmanın doğru olmadığını düşünsem de kişileri ve kurumları zor durumda bırakmamak için bu içerikte bu ünvanla devam etmem uygun olacaktır. Daha önce hiç fiziksel olarak tanışmamış olsam da gerçekten ihtiyaçtan kendisine ulaşmıştım ve çok sağ olsun, hemen mesajıma dönüş yaptı ve konuyu kısa bir maille kendisine iletmemi istedi. Umutlanmıştım ve umudum boşa çıkmadı, yarım saat geçmeden önce e-arşiv faturaları portalde manuel olarak giriş yapan arkadaşım SAP’den gönderdiği faturaların portale düştüğünü yazdı, dakikalar içinde de bilete aynı yorum bu kez hizmet sağlayıcımızdan geldi. Hızlıca tüm paydaşlara güzel haberi ilettim. Sonrasında VP, Linkedin üzerinden bir mesaj ile ekibin sorunun çözüldüğüne dair bilgi verdiğini, benim de teyit etmemi istedi. Sorunun çözüldüğünü, İsviçre, Polonya ve Sırbistan’daki paydaşların da bu durumdan son derece mutlu olduğunu paylaştım. Gerçekten çok rahatlamıştım.

Bu deneyim, iş dünyasında karşılaştığımız zorlukların üstesinden gelmek için geleneksel çözüm yollarının dışına çıkmamızın ve “out-of-the-box” düşünme yeteneğimizi kullanmamızın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. İletişim kanallarını etkin bir şekilde kullanmak ve çözüm odaklı düşünmek, beklenmedik durumlarla başa çıkmamızı sağlar. Bu olayın anahtar noktası, sorunları çözerken proaktif olmanın ve alternatif çözüm yolları geliştirmenin değeridir. İşler yolunda gitmediğinde, çözüm bulmak için geleneksel yöntemlerin ötesine geçmek ve farklı düşünmek gereklidir. Bu durumda, sorunu çözmek için hem teknolojiyi (e-fatura portalı) hem de kişisel iletişim kanallarını (Linkedin) etkin bir şekilde kullandım.

Sonuç olarak, bu deneyim, iş dünyasında karşılaştığımız zorlukların üstesinden gelmek için geleneksel çözüm yollarının dışına çıkmamızın ve “out-of-the-box” düşünme yeteneğimizi kullanmamızın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. İletişim kanallarını etkin bir şekilde kullanmak ve çözüm odaklı düşünmek, beklenmedik durumlarla başa çıkmamızı sağlar. Bu, hem bireysel başarılarımızı hem de şirketlerin genel başarısını artıracaktır. Bu nedenle, her zaman yeni ve yaratıcı çözümler aramaya devam etmeliyiz. Bu, kesinlikle iş dünyasında başarılı olmanın anahtarlarından biridir.

***

Bu içeriğin İngilizce hali de mevcut, dilerseniz buradan ulaşabilirsiniz: Volkan Yorulmaz: When E-Invoices Go Wrong: Out-of-the-Box Solutions and Key Learnings

İnsanı Yaşlandıran Şey Zaman Değil Mutsuzluktur

Yukarıdaki bu iddialı başlık "İnsanı Yaşlandıran Şey Zaman Değil Mutsuzluktur" bana değil Kaan Sekban'a ait. 2017 sonunda Kaan Sekban’ın kitabını okuyup kendisini bir hayli sevmiştim. Aradan geçen zamanda kendisini sosyal medyada takip etmeye devam ettikçe kendisine olan sevgim ve dönüşüm hikayesine olan saygım daha da arttı. Kısmetse önümüzdeki Pazar günü de kendisini ilk kez canlı izleme fırsatı bulacağım. Çalıştığım şirketin “gezi kulübü” üyeleri olarak kalabalık bir grup biletlerimizi aldık ve Pazar günü eğlenceli “beyaz yakalı” hikayeleri dinlemek için sabırsızlanıyoruz.

Bununla beraber, bu hafta içerisinde Harvard Business Review’de Kaan Sekban’ın bir röportajına rastladım. Açıklamalarından özellikle dikkatimi çeken kısımları renklendirdim. Seviyorum kendisini, siz hala sevmiyorsanız belki bu röportajı okuyunca seversiniz…

Bu arada Kaan’ın kitabını okuduktan sonra yazdıklarıma da buradan ulaşabilirsiniz:

http://volkanyorulmaz.blogspot.com/2017/11/kaan-sekban-beyaz-yakallara-isg.html

"Konfor alanınızdan çıkın ve sınırları zorlayın."

HBR: Neden on yıl beklediniz? Kariyer değiştirmek için doğru zamanın geldiğini nasıl anladınız?

Sekban: Bankadayken yönetici pozisyonuna geçebilmek için çabalıyordum. Hayal kırıklıkları ve uzun bekleyişlerle dolu bir süreçti bu. Ne kadar yıprandığımı ve sıkıldığımı anladığımda değişim kararını verdim. Kurumsal dünyanın beyaz yakalı çalışanları kendilerini bir konfor alanının içine hapsediyor. Sabit bir gelir, risk almadan sürdürülen bir yaşam. Değişimden fazlasıyla korkuyoruz. “Doğru zaman” olup olmadığı ise tartışılır. İşin aslı, finansal durumlar açısından son derece yanlış bir zamandı. Ve bu, benim için en büyük meydan okumaydı. Zorlu bir yolculuğa çıktığımı biliyordum. Ancak kurumsal hayatın bana kazandırdığı iş disiplini, iş ahlakı ve daha pek çok değer benim donanımlı başlamama yardım etti.

Peki düşündüğünüz kadar zorlu oldu mu? Evet. Size bir anda tüm kapılar açılmıyor. Bazı insanların kafasında hep o “bankayı bırakmış gelip-geçici çocuk” olarak kalıyorsunuz. Dışarıdan görünen renkli gösterilerle dolu bu güzel manzaranın arkasında, kurumsal dünyayı eleştirdiğiniz için size tepki gösterenler ve kültür-sanat sayfalarında yer vermeyen gazeteler, dergiler de var. Ayrıca size destek olacak bir sponsor ya da yapımcı da bulamıyorsunuz. Önyargıları aşmak ve kendinizi ispat etmek emek ve zaman istiyor. Fakat üretmeyi kafasına koyup çok çalışan insanın başaramayacağı hiçbir şey yok. 

Gösterilerinize nasıl hazırlanıyorsunuz? Aslında tüm gösteriler, süreçte şekilleniyor. Hazır bir metnim yok. Anlatacaklarım zihnimde kayıtlı. Ancak sahnede aklıma gelen ve çok iyi tepkiler aldığım espriler olursa onları çıkışta not ediyorum. Niyetim detaylı bir şaka tablosu yaparak şakaların istatistiklerini tutmak, bir nevi şaka analizi yapmak.

Gösteri esnasında stresi nasıl yönetiyorsunuz? Biletler çok önceden tükeniyor. Bu da bende peki ya beklentiyi karşılayamazsam diye bir endişe yaratıyor. Ancak sahneye çıktığım anda hissettiğim enerji beni büyülüyor ve ben sadece akışına bırakıyorum.

Sahne üstünde algı yönetimi önemli. Siz bunu nasıl başarıyorsunuz? Mizahın bir matematiği var. Ve ne söylediğinizden çok nasıl söylediğiniz önemli. Doğru reaksiyonu almak için mimiklerinizi çok iyi kullanmalısınız. 

Sırada ne var? En büyük hayalim, komedinin yerel bir iş olmadığını kanıtlamak. Bunun da ilk adımı bu işi İngilizce yapmak. Önce Türkiye’deki expat’larla başlamak ve her kültürden insanın karşısına çıkarak tepkilerini görmek istiyorum. Ayrıca ikinci kitabımı yazmaya başladım.

Kariyerine yeni bir yön vermek isteyen insanlara tavsiyeniz nedir? Öncelikle kurumsal dünyayı şekillendirmek çalışanların elinde. Plazalar korkutucu yerler olmak zorunda değil. Fakat yine de içinden çıkmak istiyorlarsa ilk tavsiyem planlı ve hazırlıklı olmaları. Bu yola çıkarken bedeller ödemeye hazır olun.

Profesyonellerin en büyük sorunu istedikleri şey hemen olsun istemeleri. Beklemeye tahammülleri yok. Ayrıca en ufak başarısızlıkta yıkıma uğruyorlar. Öncelikle bundan vazgeçmeleri lazım. Sonra başkalarının ne dediğine, yaş, cinsiyet ve benzeri önyargılara kulak asmayıp kendi seslerine kulak vermeleri gerekli. 

İnsanı yaşlandıran şey zaman değil mutsuzluktur. Tüketmekten üretmeye geçersek daha mutlu olacağız ve genç kalacağız. Bu nedenle kendinize bir meydan okuma bulun, konfor alanınızdan çıkın ve sınırları zorlayın.