Geri Bildirim Atölyesi’nden Geriye Kalanlar

Sene başında eğitim kataloğunda ismine ve hedef kitlesine göre eğitimlere göz atıp seçtiğim iki eğitimden ilki Hikaye Anlatıcılığı eğitimiydi. Tadı damağımda kalan bu eğitim sonrasında davet edildiğim ikinci eğitim Geri Bildirim Atölyesi oldu. Nedir bu “Geri Bildirim Atölyesi” eğitimi derseniz, katalogdaki ifadelerle size yardımcı olabilirim:

İşimizi ve birbirimizi geliştirmek için geri bildirim almayı ve vermeyi günlük hayatımızın bir parçası ve doğal rutini haline getirmeyi öğrenmemiz gerekiyor. Bu program katılımcıların ekipleri ve diğer paydaşlar ile etkileşimlerinde, etkin geribildirim alma ve verme konularında gelişmesini sağlamak ve kritik iletişim ortamlarının etkin olarak kurgulanması ve yönetilmesi için gereken ipuçlarını tanıtmak üzerine kurgulanmış bir programdır.

Neden Katılmalıyım?

• Toplantıları, spontane geri bildirimleri ve düzenli birebirleri; katılımcı, değer veren, geliştiren, zoru başarmaya teşvik eden ve yetkilendiren bir şekilde yapabilmenin yollarını öğrenmek istiyorum
• Beklentiler üzerinde el sıkışmak ve etki alanımdaki kişilerin performansını başarıya ve sonuca yönlendirebilmek üzere geribildirim ve gelişim diyaloglarını kurgulayabilmek istiyorum
• Geri bildirim konusunda uzmanlaşabilmek için kendi güçlü yönlerimi ve gelişmeye açık alanlarımı keşfetmek istiyorum

İşte bu amaçla 24 Ekim 2019 sabahı İzmir’den İstanbul’a eğitim için yola çıktım. Hiç alışık olmadığım bir sürprizle sabah evden çıkmadan önce, 5’i 10 geçe gibi Türk Hava Yolları’ndan aldığım SMS ile irkildim. Üst üste attıkları iki mesajla uçuşumun iptal edildiğini ve detaylar için müşteri hizmetlerini arayabileceğimi yazmışlardı. Ev halkını uyandırmadan dışarı çıkıp aradım, motor arızası olduğunu ve seçeceğim bir başka seferle uçabileceğimi söylediler, neyse ki sorunsuz bir şekilde bunu da deneyimledim ve tam zamanında eğitime katıldım.

Eğitimi Management Centre Türkiye (MCT)’den Gözde Berber Özbalaban veriyordu. Kendisinden 2017 yılında da bir eğitim almıştım ve o dönemden beri kendisini sosyal medyadan takip ettiğim için adaptasyonla ilgili hiç sorun yaşamadım. Zaten kendisi ortamı o kadar iyi kontrol ederken katılımcılara öyle paylaşımcı bir ortam yaratıyor ki herkes eğitim esnasında kendine bir konfor alanı buluyor. Bu izlenimimi pekiştirecek cinsten ifadeleri MCT websitesinde Gözde Hanımın paylaştığı aşağıdaki cümlelerde de buldum:

"Kariyerim boyunca mesleğim ile ilgili öğrendiğim en değerli bilgi, organizasyonlarda hayal edilen değişimin, ancak insan faktörünün kalbine ve yüreğine dokunulduğunda hayata geçebileceği gerçeği oldu. Şirketler, sürekli gelişim ve pozitif değişim yolculuğunda ilerlerken ‘insan’ faktörünün resimdeki asıl kahraman olduğunu unutmamalılar. Bu inançla, birlikte yol aldığım organizasyonlarda en önemli hedefimi, ‘insanlara’ dokunabilmek ve organizasyonların gelecek resmini güzelleştirmek olarak tanımlıyorum.”

Eğitim öncesi; tüm şartlar verimli bir eğitime hazırdı... Sahiden...

Eğitim esnasında içselleştirdiğim önemli kazanımlar olurken, özellikle not alıp sonra geriye dönüp tekrar üzerinde düşünmek istediğim bazı konular oldu. Bunlardan biri Motivasyon 3.0’dı.

Daniel Pink tarafından öne sürülen Motivasyon 3.0 sisteminde 3 ana unsur söz konusu. Bunlardan ilki özerklik, bunun açılımı kendi hayatlarımızı yönetme becerisi. İkincisi üstünlük, bir bakıma önemli olan konularda her zaman daha iyi olma isteği. Üçüncüsü ise amaç, bunun anlamı da yaptıklarımızın aslında bizden de büyük anlamlar içeriyor olması. Farkında olsak da olmasak da ortaya koyduklarımızla bir şeylere hizmet ediyor, bir ihtiyacı karşılıyor ya da bir değişimi yaratıyoruz.

Çalışan motivasyonunu ve verimliliğini yükseltmek isteyen şirketlerin Motivasyon 3.0’ın üç ana unsuruna dikkat etmesi gerekiyor. Bu üç ana unsur konusunda da kendilerine şu soruları sormalılar: “Çalışanlarımız işlerini nasıl, ne zaman, nerede ve kimle yapacakları konusunda yeterli kontrol ve özgürlüğe sahip mi?”, “Çalışanlarımıza düzenli olarak yaptıkları işi daha iyi yapma konusunda fırsat veriliyor mu?”, “Çalışanlarımız yaptıkları işin ne kadar önemli olduğunu, dünyayı ya da yaşamları anlamlı bir şekilde değiştirmeye katkıda bulundukları duygusunu yaşıyorlar mı?” Eğer bir şirket bu adımları atıp her bir soruya çalışanları adına “evet” yanıtını verebiliyorsa o zaman çok verimli ve cazip bir iş alanı yaratma konusunda iyi bir yolda demektir.

Eğitimde incelediğimiz konulardan biri de Duygusal Zeka idi. Daniel Goleman, Duygusal Zeka kavramını sunduğundan beri IQ ve EQ arasında gidip geliyoruz. Ama aslında bilinen şu ki seçim yapmak zorunda değiliz hatta bu kavramlar birlikte işlevsel olduğunda bireyin hayat kalitesi yükseliyor.

Duygusal zeka kuramı 4 temel kavram üzerine odaklanır. Birincisi “Öz Farkındalık” yani bireyin duygularının farkında olabilmesi. Çünkü duygularımızın farkında olabilirsek nasıl davranacağımıza karar vermek daha da kolaylaşır. İkinci kavram “Öz Denetim”; duyguları, düşünceleri ve davranışları organize etmeye yarar. Üçüncü kavram “Sosyal Farkındalık” bireyin kendine odaklanması kadar çevresinin de farkında olmasının önemini vurgular. Son olarak “İlişki Yönetimi” kavramı ise kendisinin ve çevresinin farkında olan bireyin sosyal ilişkiler kurması ve devam ettirmesi için gerekli becerileri kapsar.

Bu kavramları biraz açmak için yaptığım araştırmada 4 temel kavramı oluşturan bileşenleri şu şekilde buldum:

1. Öz Farkındalık:

a) Duygusal öz farkındalık: Kendi duygularını okuyup etkilerini fark etmek; kararlara rehberlik etmek için “altıncı hissini” kullanmak.

b) Doğru öz değerlendirme: Sınırlarını ve güçlü yanlarını bilme

c) Özgüven: Öz değer ve yetenekleri konusunda sağlam bir anlayışa sahip olmak.

2. Öz Denetim:

a) Öz Denetim: Rahatsız edici duygu ve dürtülerini denetim altında tutmak

b) Saydamlık: Dürüstlük ve karakter bütünlüğü; güvenilirlik

c) Uyumluluk: Değişen durumlara uyum sağlama ya da engellerin üstesinden gelme esnekliği

d) Başarma Dürtüsü: Performansı arttırma arzusu

e) İnisiyatif (girişimcilik): Eyleme geçip fırsatları yakalamaya hazır olmak

f) İyimserlik: Olayların iyi yönlerini görmek

3. Sosyal Farkındalık:

a) Empati: Başkalarının duygularını sezmek, bakış açılarını anlamak ve endişeleriyle etkin bir biçimde ilgilenmek.

b) Kurumsal farkındalık: Gündemi, karar mekanizmalarını ve kurumsal politikaları okumak.

c) Hizmet uyumu: Takipçi, müşteri ya da tedarikçilerin gereksinimlerini fark etmek ve karşılamak

4. Sosyal Beceriler:

a) Başkalarını geliştirme: Geribildirim ve rehberlikle başkalarının yeteneklerini pekiştirmek.

b) Liderlik: Cazip bir vizyonla yol göstermek ve şevk vermek.

c) Etki (Başkalarınca sözü dinlenilir olma): Çok çeşitli ikna taktiklerini kullanmak.

d) İletişim (Bağlar kurmak): Bir ilişkiler ağı kurmak ve sürdürmek.

e) Değişim katalizörlüğü: Yeni bir doğrultuda başlangıç yapmak, değişimi yönetmek ve önderlik etmek.

f) Çatışma yönetimi: Anlaşmazlıkları çözmek

g) Takım çalışması: İş birliği yapmak ve takım oluşturmak.

Eğitimde ele aldığımız bir başka konu ise Transaksiyonel Analiz’di. 1950’lerde Eric Berne isimli psikolog tarafından temeli atılan bu kavram şöyle der: İnsanda 3 benlik hali vardır:

“Anne-Baba” benlik durumu (Ebeveyn egosu)

“Yetişkin” benlik durumu (Yetişkin egosu)

“Çocuk” benlik durumu (Çocuk egosu)

“Ebeveyn” benlik durumunu, bir kişiye tavsiye verirken, korumaya kollamaya çalışırken, eleştirirken, kısacası bir ebeveyn gibi davranırken kullanırız. Buna bir nevi, kendi ebeveynlerimizden öğrendiklerimizi kullanıp uyguladığımız halimiz diyebiliriz.

“Yetişkin” benlik durumunu, karşımızdakiyle bir konuyu tartışırken duygusal olmadan, akılcı ve mantıklı olarak, problem çözmeye çalışırken kullanırız. Bu benliğimiz plan program yapan, ne harcadığını ve ne kazandığını düşünüp planlayarak hareket eden halimizdir.

“Çocuk” benlik durumu ise, kişiliğimizin en çocuksu yönünü yansıtır. Nasıl bir çocuk karnı acıktığında hemen yemek ister, bekleyemez, duygularını erteleyemez; aynı şekilde isteklerimizin bir an önce olmasını isterken bu benliğimizi kullanırız.  Ya da karşımızdakine, tıpkı suçlu bir çocuk gibi boyun eğerken, onun taleplerini ve öğütlerini kabul ederken. Ya da otoriteye karşı çıkarken örneğin, özgür ve asi bir çocuk gibi davranırız.

Bu konuları değerlendirdikten, bir başka deyişle geri bildirim konusuna direk girmeden önce temeli oluşturup artık kullanılmaması gereken hamburger modelinden ve bu modelden neden vazgeçildiğinden bahsettik.

Geribildirim sürecinde hassas bir denge var. Hamburger modelinde ilk önce geri bildirim vereceğimiz kişinin iyi yaptığı şeyleri belirterek başlarsınız, arada eksik yanlarını uygun bir dille anlatıp/eleştirip son kısımda yine iyi yaptığı noktaları belirterek/överek bitirirsiniz. Böylece geri bildirim alan kişi hem eksiklerinin farkına varır hem de iyi yaptığı şeylerin takdir edilmesi onu rahatlatır ve daha çok çalışmak için motive olur. Ancak değişen jenerasyonda artık geri bildirimi alan negatif noktaları göz ardı edip olumlu noktalara konsantre olduğu için bu yöntem artık amacına hizmet etmemektedir.

Artık insanlardan anlamlı geribildirimler almak, vermek ve bun­ların ileride de sürmesini sağlamak için, D2E2 diye kısaltabileceğimiz Durum-Davranış-Etki-Eylem adlı yeni modelin kullanılması önerilmektedir. D2E2 modeli insanlara, algıları yapılandırmaları için bir çerçeve sağlar. Sizin spesifik ve yararlı geribildirimlere ulaşmanıza ve karşınızdaki kişinin de bunu güvenli bir biçimde yapabilmesine olanak verir. D2E2 modeli, performansınıza ilişkin algıyı dört parçaya böler: Önce durumun, sonra sizin davranışınızın, ardından bu davranışın ora­da hazır bulunan diğer insanlar üzerindeki etkisinin betimlenmesi ve gerekli eylemin alınması.

Durum: Söz konusu davranış nerede ve ne zaman meydana geldi? ("Bu sabahki personel toplantısında"; "Ayşe ile yaptığımız toplantıda.")

Davranış: Değiştirilmesi ya da iyileştirilmesi gereken özellikler, gözlemlenebilir eylemler, sözel ve sözel olmayan davranışlar hangileriy­di? ("Daha sözünü bitirmemişken Ayşe’nin görüşlerini eleştirdin ve söyledik­lerine pek de değer vermediğini beden dilinle belli ettin.)

Etki: Bu davranış ne gibi sonuçlar doğurdu? Başka insanlar üze­rinde nasıl bir etki uyandırdı? Onlarda ne gibi düşünce ya da duygula­ra yol açmış olabilir? Bu davranış etkin bir davranış mı? (" Ayşe’nin söylediklerinde haklı olabilecek yanlar vardı, ama sen onu sonuna kadar dinle­medin. Ayrıca bu davranışınla oradaki diğer insanları da fikirlerini söylemek­ten alıkoydun.")

Eylem: Sahne sizin, artık dönüşümü gerçekleştirme ve alınan geri bildirim doğrusunda hareket ederek ortaya eylemi koyma zamanı.

Geribildirimle ilgili şunu belirtmek lazım; pratiğiniz arttıkça geribildirim istemek ve almak sizin için daha kolay bir işe dönüşecek, etrafınızdaki insanlar bu sürece daha sıcak bakmaya başlayacak ve aldığınız geribildirimler hem profesyonel hem de kişisel yaşamınızda size daha büyük ödüller getirecektir.

Eğitmenimiz Gözde Berber Özbalaban’ın da belirttiği gibi en iyi geri bildirim tekniği “sahicilik”tir. Sahici olmak demek, insanın her düşündüğünü, “hiç yutkunmadan” söylemesi ya da bulunduğu ortamı hiç dikkate almadan aklına estiği gibi davranması değildir elbette. Bir insanı sahici kılan, bir maske arkasına gizlenme gereği duymamasıdır. Şeffaf olmak, olduğu gibi davranmak, aslında en akıllıca tutumdur.

İşte bir eğitim ve ardından bende bıraktıkları (Gözde Hanım'ın tabiriyle "tikveşlisi" yani en kaymaklısı") ve araştırmaya yönelttiği konularla yazıya dönüşen çıktısı. Bir de bu eğitim özelinde değil ama genel olarak gelişim yolculuğumuzda Gözde hocamızın okumamızı önerdiği kitapları da şuraya bırakayım ki “ne okusam ki?” diyenlere bir faydam olsun.