Kişisel Verilerinizle İlgili Şikayetleri Elektronik Ortamda Yapabilirsiniz (KVKK Şikayet Başvurusu)

Kişisel Verileri Koruma Kurumu 2020 yılı Ocak ayında yayımladığı duyuru ile 9 Ocak 2020 tarihi itibarıyla kuruma yapılacak olan şikayetlerin elektronik ortamda yapılabileceğini açıkladı.

Peki bu ne anlama geliyor?

Şikayetlerin elektronik ortamda kuruma iletilmesi vatandaşlar olarak bizlerin daha hızlı ve etkin bir şekilde şikayetleri Kuruma iletebilmemiz ve yaptığımız şikayet başvurularını elektronik ortamda takip edebilmemiz anlamına geliyor.

Kişisel verilerin korunması mevzuatında ilgili kişiye iki temel hak tanınmıştır, bunlar başvuru hakkı ve şikayet hakkı’dır.

İlgili kişilerin, veri sorumlusuna başvurarak; kendileriyle ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenmek, işlenmişse bunları talep etmek, verinin muhtevasının eksik veya yanlış olması halinde bunların düzeltilmesini, hukuka aykırı olması halinde ise silinmesini, yok edilmesini ve buna göre yapılacak işlemlerin verilerin açıklandığı üçüncü kişilere bildirilmesini ve verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zararlarının giderilmesini talep etme hakları bulunmaktadır.

İlgili kişinin şikayet yoluna başvurulabilmesi için ilk olarak veri sorumlusuna Kanunun 13. maddesi uyarınca yapmış olduğu başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya 30 gün içinde başvuruya cevap verilmemiş olması gereklidir. İlgili kişilerin veri sorumlusuna başvurmadan doğrudan Kurula şikayet yoluna gitmesi mümkün değildir.

Söz konusu başvurular için https://sikayet.kvkk.gov.tr  internet adresine ulaşmanız ve e-devlet şifrenizle giriş yapmanız gerekiyor.

Sayfayı ilk kez açtığınızda profilinizin tamamlanmadığını göreceksiniz. Profil menüsünden adres ve iletişim bilgilerinizi bir defaya mahsus güncelledikten sonra profilinizin tamamlanmış olacak. Bu işlemin ardından şikayet oluşturabilirsiniz.

Şikayette bulunmadan önce hatırlatmam gereken önemli bir konu var. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre (13’üncü maddesinin (1) numaralı ve 14’üncü maddesinin (2) numaralı fıkrası gereğince) ilgili kişilerin Kanun kapsamındaki talepleri ile ilgili olarak Kuruma şikayet yoluna başvurulmadan önce veri sorumlusuna başvuru yapılmış olması gerekir. Veri sorumlusuna başvuru yapılmadan Kuruma intikal eden şikayetler incelemeye alınmamaktadır. Veri sorumlusu tarafından başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya 30 gün içinde başvuruya cevap verilmemesi hallerinde, veri sorumlusunun cevabı öğrenildiği tarihten itibaren 30 ve her koşulda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kurula şikayette bulunulabilir. Bu kapsamda, yasal sürelere itibar edilmeden yapılan şikayet başvurusu Kurum tarafından değerlendirmeye alınmayacaktır. 

Buna göre kurumun şikayet için açtığı bu modülde Kanun kapsamındaki talebiniz ile ilgili öncelikle veri sorumlusuna başvuru yapılıp yapılmadığı hususunda bilgi talep edilen alanın cevaplanması gerekmektedir. Şikayetin değerlendirmeye alınabilmesi için “Evet” seçeneği tıklanmalı ve açıkladığım gibi şikayette bulunacağınız veri sorumlusuna başvuru yapmış olmanız ve belirtilen süreleri dikkate almanız gerekmektedir.

Ardından veri sorumlusuna başvuru tarihi ile veri sorumlusuna başvuru belgesi örneği, veri sorumlusu başvuruya cevap verdi ise cevap tarihi ile veri sorumlusunun vermiş olduğu cevap belgesi örneği sisteme resim ya da pdf dosyası (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .bmp, .pdf) formatında yüklenmelidir.

Şunun altını çizmeliyiz ki, Kuruma şikayette bulunulabilmek için veri sorumlusuna tanınan 30 günlük cevap verme süresinin beklenmesi gerekmektedir. Veri sorumlusu, 30 günlük yasal süre içinde başvuruya herhangi bir cevap vermemiş, başvuru reddedilmiş veya verilen cevap yetersiz bulunmuş ise şikayet oluşturulmaya devam edilebilir.

Şikayet Formu’nda yer alan veri sorumlusunun unvanı/adı, veri sorumlusunun vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası alanlarına bilgi girilmesi zorunlu bulunmaktadır. Ayrıca veri sorumlusunun adresi veya veri sorumlusunun varsa web adresi bilgilerinden en az birinin ilgili alana girilmesi gerekmektedir.

Şikayet konusu alanında, öncelikli olarak açılan pencerede yer alan şikayet konularından yapılacak başvuruya uygun olan başlık seçilmeli, bu başlıklardan hiçbirinin yapılacak başvuruya uymaması halinde “Diğer” seçeneği seçilmelidir.

Şikayet konusu talep adli mercilerde incelemeye alınmış ise, hangi adli merciye intikal ettiği ve ne aşamada olduğu hakkında kısa bir açıklama ile talebin adli merciye intikal ettiğine dair belge yüklenir.

Gerekli alanların doldurulmasının ardından “Kaydet” butonuna tıklanır.

“Kaydet” butonuna tıklandıktan sonra açılan “Şikayet Detay” sayfasında, girilen bilgiler kullanıcı tarafından kontrol edilerek şikayet başvurusunun KVKK’ya iletilebilmesi için sayfanın altında yer alan “Onayla ve Gönder” butonu seçilmelidir.

Oluşturulan şikayet başvurusu sayfanın altında yer alan “İptal Et” butonu seçilerek iptal edilebilir.

Onay penceresi “Evet” olarak seçildikten sonra şikayet KVKK’ya iletilir ve oluşturduğunuz şikayetlere ilişkin “Şikayetler” sayfası açılır. Söz konusu sayfada oluşturduğunuz tüm şikayetler listelenmiş durumdadır.

Sistemdeki “Şikayetler” bölümünden yapmış olduğunuz şikayet başvurularının hangi aşamada olduğuna ilişkin bilgi “Durum” alanında yer almaktadır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na veri sorumlusu bir banka ile ilgili olarak 2019 yılı Eylül ve Ekim ayında yazılı olarak başvuruda bulunmuş ve bu başvurulara ilişkin incelemesi devam eden bir vatandaş olarak Kurumun bizlere sunduğu elektronik ortamda şikayet başvurusu yapabilme imkanını çok yerinde bulduğumu belirtmek isterim. Vatandaşlar, sunulan bu imkan sayesinde hem zaman hem de bütçe açısından tasarruf sağlamış olacak. Özellikle çalışan vatandaşların bu başvuruları mesai saatleri içerisinde yapması zor olduğu için başvurulara özel zaman ayırması gerekiyordu. Şimdi başvuruları dilediği saatte dilediği yerden yapabilecek olan vatandaşlar aynı zamanda başvuru dosyalarının takibini de yine elektronik ortamda yapabilecek. Kağıt ortamında yapmış olduğum başvuru için her ay bir kere Kurumu arayıp durumunu sorguluyorum ve yoğunluk sebebiyle incelemenin tamamlanmadığı cevabını alıyorum. Ancak elektronik ortamda başvuru yapan vatandaşlar bu takip sürecini de daha etkin bir şekilde yönetebilecek. Bu geliştirmede emeği geçenlere teşekkür ederken, kişilerin de kişisel verilerini koruma konusunda önlerinde bir engel olmadığını ve haklarını savunmaları gerektiğini yeri gelmişken belirtmek isterim.