When E-Invoices Go Wrong: Out-of-the-Box Solution and Key Learnings

Last Tuesday, our team in Poland informed me about a technical issue with our e-archive invoices not being posted to the e-invoice portal. I promptly reported the problem to the outside service provider and classified the ticket as "high priority".

The next day, I had a meeting with the assigned person from the service provider and another in-house contracted colleague to discuss the technical aspects of the issue. Despite our efforts and the support of our third-party IT service provider, we couldn’t resolve the issue that day, which led to a halt in shipments from our Serbia factory.

On Thursday, I started the day early and sent reminders about the urgency of the issue. As the delay continued, I started working on an alternative solution, let's call it Plan B: manually creating e-archive invoices on the portal. This process was slow and prone to errors, but it was necessary.

In the meantime, I reached out to our service providers via email and phone, but to no avail. Finally, I decided to contact the VP of our service provider directly on LinkedIn, explaining our situation and the need for urgent support.

Thankfully, she responded promptly and within half an hour, the issue was resolved. I quickly shared the good news with all stakeholders. This experience was a reminder of the importance of being proactive, thinking out-of-the-box, and using all available communication channels effectively when solving problems.

Key Learnings:

• Always have a Plan B ready.
• Don’t hesitate to use different communication channels.
• Be proactive and solution-oriented.

Above was the long story short. Let me share the long story as well just to keep this personal experience in a written format. Who knows, maybe one day it will inspire me or someone else for more...

***

Last Tuesday afternoon, around 5 PM, I was informed by our team in Poland, who handle our invoicing, that our e-archive invoices created in SAP had not been posted to the e-invoice portal. As is common in today’s multinational companies, when encountering such issues while working with shared service centers and third-party service providers, I reported the problem by opening a ticket. Although I classified it as “high priority”, the first communication for the ticket I was able to open at 5 PM was the next day, Wednesday.

The person assigned to the ticket reached out to me by phone and listened to the situation. We decided to continue with an online meeting with a colleague who could speak the same language when the questions involved technical information. After the meeting we had at noon, I prepared the electronic documents requested via the ticket with the support of our third-party IT service provider with whom we work on a contracted basis. On Wednesday evening, there was a notification that the ticket was being worked on, but since the solution could not be provided, e-archive invoices could not be arranged. As a result, both on Tuesday and Wednesday, shipments stopped and trucks waiting to depart from Serbia factory waited.

On Thursday morning, knowing that this problem needed to be solved within the day and with the advantage of starting the day earlier than our stakeholders in Europe, I sent messages over the ticket reminding them of the urgency of the issue and wrote that we expected support. The lack of response was starting to make me nervous too, so I tried to draw attention by writing one of the messages in capital letters (I am one of those who believe that writing in caps lock in the digital world is rude). As the news that the office-hour started in Europe and the shipment did not start was conveyed to the team managers in the supply chain, the managers of those departments started to reach out and ask about the current situation and started to question alternatives such as reporting the issue to senior managers in my function. Since we needed a technical correction (mapping) to be done by a completely third-party service provider, I stated that there was no need for internal support and worked on the “Plan B”.

My plan B was to create an e-archive invoice by manually entering invoice items line by line from the e-invoice portal. Since the colleague responsible for arranging the invoice did not know Turkish, I first opened the page in English and showed which fields were mandatory and where to enter which information. Although the headings turned into English, he still needed support because the items in the drop-down menu were in Turkish. For example, there was no Germany in the Country menu, instead there was “Almanya” (in Turkish) and our customers had to take note of the Turkish equivalent of their addresses. Similarly, “unit” was problematic. Also, since we were arranging an invoice in foreign currency, he had to go to Turkish Central Bank’s site and get the exchange rate and state it on the invoice. After adding the first invoice together to the drafts, I left my colleague alone with the next invoices. This process was both very slow and very prone to error due to its manual nature. I had one clear thing in mind: I had to reach our service providers who I could not get a response from over the ticket.

First, I sent a group email to the people working from the service provider company whose emails I had access to due to previous reconciliation communications or other technical problems. Then I tried the contact numbers on their website. Unfortunately, customer service was asking for a tax identification number before being directed to the technical team, and after entering this information, a voice recording saw me off saying that I could only reach the technical team by opening a ticket. When I could not provide a solution from these channels I tried, I sent a direct message to the country VP of our service provider on Linkedin with the mindset that “the customer is always right” and wrote that we needed support due to the stop of the shipment and shared the ticket number that was created 2 days ago. Although I don’t think it’s right to classify or position people with their titles, it would be appropriate to continue with this title in this content in order not to put people and companies in a difficult situation. Even though I had never met her physically before, I really reached out to her out of need and thankfully, she immediately responded to my message and asked me to forward the issue to her with a short email. I was hopeful and my hope did not go in vain, less than half an hour later, my colleague who manually entered the e-archive invoices on the portal first wrote that the invoices he sent from SAP were transferred to the portal, and the same comment came from our service provider within minutes. I quickly conveyed the good news to all stakeholders. Then the VP sent a direct message on Linkedin saying that the team informed her that the problem was solved and asked me to confirm. I shared that the problem was solved and that our stakeholders in Switzerland, Poland and Serbia were extremely happy with this situation. I was really relieved.

This experience shows how important it is for us to go beyond traditional solution methods and use our “out-of-the-box” thinking ability when dealing with the difficulties we encounter in the business world. Using communication channels effectively and thinking solution-oriented helps us cope with unexpected situations. The key point of this experience is the value of being proactive and developing alternative solutions when solving problems. When things don’t go well, it is necessary to go beyond traditional methods to find a solution and think differently. In this case, I used both technology (manual invoice creation in e-invoice portal) and personal communication channels (Linkedin) effectively to solve the problem.

In conclusion, we should always continue to search for new and creative solutions. This is definitely one of the keys to success in the business world.

9 Yılda Öğrendiğim 9 Şey

​3 Eylül 2007 tarihinde başladığım iş hayatımın 9. yılını kutladığım şu günlerde geriye dönüp geçen zaman diliminde gözlemlediğim veya tecrübe ettiğim dersleri kaleme alıp saklamak istedim. Böylece hem kendime bir özet hem de okuyanlara faydalanabilecekleri bir kaynak bırakmayı amaçladım.  

Geride kalan 9 yıllık dönemin tamamını çok uluslu firmalarda ve genel olarak finans ve denetim ile ilgili alanlarda geçirdim. 2007’den 2010’a denetim ve danışmanlık alanında faaliyet gösteren PriceWaterhouseCoopers’ta, 2010’dan 2013’e dünyanın otomotiv devlerinden biri olan General Motors’ta çalıştım. Son 3 yıl 1 aydır da dünyanın bir numaralı sigarasını üreten firmada çalışıyorum. Bu üç firmada farklı ekiplerle ve yöneticilerle çalışma fırsatı buldum. Birbirinden farklı liderlik ve yöneticilik özellikleri olan kişileri gözlemledim, onlarla iletişim ve etkileşim içerisinde kendime bir şeyler katmayı hedefledim. Dolu dolu geçen bu 9 yılın sonunda aldığım dersleri özetle 9 maddede topladım:

• Her şeyin başı sorumluluğunu yerine getirmek
• Planlı ol, not al, ajandanı yönet
• Etkin bir network sahibi ol
• Yan masanda olup bitenden haberin olsun (büyük resmi kaçırma)
• Profesyonellik dedikleri şey ketum olmayı gerektirir
• Ya bir role-model’in ya da bir coach’un olsun
• Heyecanı kaybetme, kaybediyorsan gerekli aksiyonu al
• Özgün liderliğini keşfet
• Hiç kimseye çok güvenme

Orta okul ve lise yıllarında tarih derslerinde savaşların sebep ve sonuçlarını sorarlar, yukarıdaki gibi maddeleri ezberlettirirlerdi. Sınavı geçinceye kadar aklımızda tutar, sonra da bir daha asla hatırla(ya)mazdık. Gelin bu 9 madde de öyle olmasın, biraz detaylandıralım.

Önce sorumluluğunu yerine getir

Çalışanın işvereniyle arasındaki iş akdinin gereği olarak öncelikle kendisine atanan sorumlulukları yerine getirmesi gerekmektedir. Her profesyonel, kendisinden beklendiği üzere, önce işini yapmalıdır. Unutmamalıyız ki, işveren tanımlanmış sorumlulukların yerine getirilmesi için para ödemektedir. Çalıştığımız firmada bizim gibi tüm çalışanların bir takımı oluşturduğunu düşünürsek, hepimizin sorumluluklarını tam olarak yerine getirmesi günün sonunda bizim de kazanan bir takım olmamızı sağlayacaktır. Ve unutmayın ki kazananlar daima ödüllendirilir ve takdir edilir.



Eğer kariyerinizde hedeflediğiniz noktaya ulaşmak istiyorsanız, önce bu birinci maddeyi layıkıyla yerine getirmeniz gerekiyor. Özellikle kariyerinizin başındayken, almış olduğunuz yüksek eğitiminize paralel olmayan daha basit işlerle meslek hayatınıza başlayabilirsiniz. Title’ınızın “assistant” ya da “trainee” unvanını içermesi, önemli toplantıları dahil edilmemeniz, ofiste geçen belirli bir sürenin basit ofis işleriyle geçiyor olması sizi demotive etmesin. Bundan hiç gocunmadan, bu işin de üyesi olduğunuz o ekipte biri tarafından yapılması gerektiğinin bilincinde olarak o işe sarılın. Öğrenmek için geçen kariyerinizin ilk yıllarında da kıdem ve tecrübeniz ile ekibin en saygın personeli olacağınız kariyerinizin son yıllarında da her işinizi önemseyip sorumluluklarınızı bilinçli bir şekilde yerine getirin. “Ya harika bir şey yap, ya da harika bir şekilde yap” sözünü mottonuz haline getirin ve size verilen sorumluluğu katma değerinizi de katarak ekibinize sunun. Özellikle performans değerlendirmelerinde amirlerinizin öncelikle bakacağı şeyi işinizi ne derece iyi yaptığınızı değerlendirmek olacaktır. Bu sebeple hedeflediğiniz performans zamları ve terfiler için öncelikle size verilen sorumlulukları yerine getirmeniz gerektiğini unutmadan işinize ve gerekliliklerine yoğunlaşın.

Ünvanınız ne olursa olsun, sorumluluğunuz nereden başlayıp nerede biterse bitsin, siz üstlenmiş olduğunuz o sorumluluğun tek ve asıl sorumlususunuz. (Unutma ki sen de bir patronsun, hakkını ver) Şirketin organizasyon şemasındaki yeriniz ne olursa olsun siz hakkını vererek sorumluluklarınızı yerine getirin. İşinizi yönetin. Liderlik edin. Unutmayın bunları yapabilmeniz için illa ki altınızda size raporlayan onlarca insan olmasına gerek yok. Bir çok “direct report”u olup da hala sahip olduğu işte yöneticilik vasıflarını ve liderlik yetkinliklerini kullanamayan kişilere inat, A’dan Z’ye alanına hakim, sorumluluğunun bilincinde, kendine güvenen bir birey kartvizitinde havalı ünvanlara ihtiyaç duymadan gayet başarılı bir şekilde kendi işine patronluk yapabilir. Ayrıca konuya geniş çerçeveden bakarsak, üst düzey bir yönetici de işinin ve işin getirdiği sorumluluklarının hakkını veremediği durumlarla karşılaşabiliyor. Bunda karşılaşılan zor insanlarla başa çıkabilmek özellikle önemli pay sahibi oluyor. İşte bu durumda teknik yeterliliklerle birlikte yönetimsel yetkinliklerin gelişmiş olması da olası sorunların üstesinden gelmekte önemli pay sahibi olacaktır.

Planlı ol, not al, ajandanı yönet



İlk maddede işimizi iyi yapmanın öneminden bahsetmişken, işimizi yapış şeklinden hiç bahsetmedik. Benim gözlemlerim, işinde başarılı, alanına hakim her yöneticinin planlı bir şekilde çalıştığını gösteriyor. Lisedeyken bir hocamız tahtaya Fransızca bir cümle yazıp bir sonraki hafta bunun ne demek olduğunu açıklayan öğrenciye bir üst not için kanaat notu kullanacağını söylemişti. Ertesi hafta geldiğinde tahtada yazan cümlenin “not alarak çalışın” olduğunu öğrendiğimizde “bu muymuş yani” demiştik. Aslında hem okulda hem de işte not almak ve alınan notları planlı bir şekilde değerlendirip uygulamak çok önemli. Günümüz iş dünyasında birçok toplantıya giriyoruz, bunların bir kısmı bilgilendirmeden öteye gitmezken bir kısmı ise hararetli tartışmaların yaşandığı ve fikirlerin adeta çatıştığı toplantılar oluyor. Bu toplantılarda pek çok kişinin önünde not defteri mevcut oluyor ancak bu deftere ismini yazmak ya da imza atmak yerine toplantı gündemine dair önemli notlar alanlar hep günün sonunda da farkı yaratan kişiler oluyor. Tabii ki not almak sizi tek başına bir yere taşımaz, burada asıl vurgulamak istediğim planlı bir şekilde hareket etmeniz. 

“Ferrarisini Satan Bilge” ve “Ünvansız Lider” kitaplarının yazarı Robin Sharma’yı severek okuyorum. Kendisinin ofiste mesaiye başlamayla ilgili güzel bir önerisi var. Çoğumuzun güne bilgisayarımızı açıp, mailleri ve iş telefonumuzdaki mesajları kontrol edip bunlardan önemlilere cevap vererek başladığımızı söylüyor. İşte bunu yaparken de o günü planlamayı es geçtiğimizin altını çiziyor. Bunun yerine işe gittiğimizde ilk işimizin akşam eve giderken o gün nelerin bitirmiş olması gerektiğini planlamak olduğunu belirtiyor. Bunun için de öncelikle günlük olarak yapılması gerekenleri yazmamızı, sonrasında da belirli aralıklarla o hafta, ay ve yıl içerisinde tamamlamamız gereken sorumluluklar için ajandamızı şekillendirmemizi tavsiye ediyor. Ben de bu sistemi uygulayarak gün içerisindeki iniş-çıkışlardan etkilenmeden o gün yapmam gerekenleri basit bir şekilde izleyebiliyorum ve gün sonunda eve giderken neleri bitirdiğimi ve varsa ertesi güne sarkan işlerimi takip edebiliyorum. Notlarınızı çağın gerekliliklerine göre farklı yazılımlarda takip edebileceğiniz gibi klasik ajandalarda da izleyebilirsiniz, önemli olan sizin kendinizi rahat hissetmeniz ve yapacaklarınızın listesini eksiksiz not almanız.

Etkin bir network sahibi ol



Sabancı Üniversitesi’nde yönetim bilimleri (MBA) alanında yüksek lisansımı yaparken çarşamba günleri iş dünyasından tepe yöneticiler okulumuzda workshoplara katılırlardı. Bu workshopların birinde ülkemizde de faaliyet gösteren çok uluslu büyük bankalardan birinin yöneticisi, “iş dünyasında herşey çalışmakla olmaz, bazen kimi tanıdığınız da sizin başarılı işler ortaya çıkarmanızı sağlar” demişti. Konuyu pekiştirmek için verdiği örneklerde davetlere mutlaka katıldığını, her defasında özellikle farklı insanlarla tanışmaya özen gösterdiğini, kartvizit değiştirmenin çok önemli olduğunu ve her gün mutlaka telefon rehberini gezip bir süredir aramadığı birini arayarak network’ünü canlı tuttuğunu ve sarfettiği bu eforun hep karşılığını aldığı anlatmıştı. 

İşte ilk o zaman bu havalı “networking” kavramı ile tanışmıştım. Sonrasında çalıştığım şirketlerde de geniş bir network’e sahip olan her seviyeden çalışanın bir yerlere gelirken bazı engelleri daha kolay aşabildiğini gözlemledim. Bu sebeple, sadece çalıştığınız departmanda değil de diğer departmanlarda da arkadaşlarınız olsun. Sırf çıkar için de bunu yapmayın. Büyük resmi görmek ve şirketinizin operasyonlarını anlamanız için de bu size avantaj sağlar. Farklı departmandaki arkadaşınıza bir gün sizin işiniz düştüğünde bir şey rica edecekken bu size konfor alanı yaratır. Yine şirket dışında da network’ünüzün geniş olması müşteri ve tedarikçilerle ilişkilerinizde yeri geldiğinde rüzgarın sizin lehinize dönmesini, sektörde olup bitenleri de takip etmenizi sağlayacaktır. Tabii ki network’ün geniş olması kadar canlı tutulması yani bağlantılarla sıcak ilişkilerin devam ettirilmesi de önemli. Harvard Business Review’in günlük olarak yayınladığı ve gönderdiği ipuçlarında bu konuda faydalı bir öneri paylaşılmıştı: Her gün öğle yemeğini farklı biriyle yiyin. Kesinlikle öğle araları, kahve-sigara molaları, şirketin sosyal aktiviteleri network’ünüzü genişletmek, yeni bir çevre edinmek için eşsiz fırsatlardır. Bunları etkin bir şekilde değerlendirin.

Yan masanda olan bitenden haberin olsun



Network’ün öneminden bahsederken diğer departmanlardaki insanlar ile kuracağınız ilişkinin şirketinizin operasyonlarını anlamak için size fayda sağlayacağını belirtmiştim. Bu konu özellikle büyük ve çok uluslu firmaların personellerine getirdiği uzmanlaştırma kültürü sebebiyle çalışanın kendi alanına derinlemesine yoğunlaşmasından ötürü etrafında neler olup bittiğini kaçırması ihtimalini düşündüğümüzde çok daha önemli bir hal alıyor. Siz size verilen sorumluluk kapsamında işinize çok hakim olabilirsiniz, ancak günümüzün dinamik iş dünyasında bu kariyer hedeflerinize ulaşmak için yeterli olmaz. Bunu illa ki çevrenizde olup bitenleri anlayıp kendi işinizle bağlantılarını kavrayarak pekiştirmelisiniz. Özetle büyük resmi görebilmek için kafanızı kaldırın ve çevrenizi gözlemleyin. 

Sorumluluğunuzdaki masanın işlerine olan hakimiyetiniz sizin o masada kalmanızı sağlar, bir terfi ile amirinizin masasına ya da bir başka firmadaki amir pozisyonuna geçmeyi hedefliyorsanız mutlaka öncelikle kendi departmanınız olmak üzere diğer departmanlarda da neler olup bittiği konusunda bilgi ve fikir sahibi olmalısınız. Bununla beraber şirketinizin nasıl faaliyet gösterdiğini, operasyonun nasıl yönetildiğini, sizin sorumluluklarınızın bu operasyon içindeki önemini çok iyi kavramanız gerekir. Back-up sistemi ile çalışan organizasyonlarda bir çalışanın yokluğunda onun yerine aynı departman içerisinden biri bakar. Siz de bu back-up sistemine dahil olma konusunda istekli olursanız kendi masanız dışında bir masanın da genel olarak sorumluluklarını yerine getirebilir duruma gelirsiniz. Bu da sizin avantajınıza olacaktır. Özellikle yönetici pozisyonlarındaki kişileri gözlemlediğimde her masanın işlerini detaylı olarak bilmeseler de günün sonunda her masadaki faaliyetin operasyonu ya da finansal tabloları nasıl etkilediğini çok iyi biliyor olduklarını fark ettim. Eğer sizin de hedefleriniz tepedeki yönetici pozisyonlarıysa sorumluluklarınızı harika bir şekilde yerine getirirken ekip arkadaşlarınızın sorumluluklarını da anlayıp büyük resmi görmek için çaba sarf edin.

Profesyonellik dedikleri şey ketum olmayı gerektirir



İş hayatında bulunduğunuz pozisyon stratejik olsun ya da olmasın bir gün elinize şirketinizle, sektördeki rakip(ler)inizle, yeni çıkaracağınız ürünle, ekip arkadaşınızla ya da direk sizinle ilgili çok önemli bilgiler ulaşabilir. Bu bilgileri iyi analiz edip biriyle paylaşılabilir olup olmadığı konusunu gözden geçirmeden kesinlikle en samimi çalışma arkadaşınızla dahi paylaşmamalısınız. Bu aşamada yapacağınız yanlış bir tercih hem sizin adınıza bir hata olarak hanenize yazılır, hem de şirketinizin zarar görmesine ya da itibar kaybetmesine sebep olabilir. Yine Sabancı Üniversitesi’ndeki workshopların birinde Jan Nahum bizlere iş hayatına yönelik verdiği bir tavsiyede, yürütmekte olduğunuz bir projeyi finalize oluncaya kadar en yakın iş arkadaşınızla bile paylaşmayın diye öğütte bulunmuştu ve başından geçen benzer bir olayda kendisinin bitirme aşamasına getirdiği bir projeyi bir iş arkadaşıyla paylaştıktan hemen sonra o iş arkadaşının genel müdürden bu projenin hayata geçmesi için onay aldığında yaşadığı hayal kırıklığını paylaşmıştı. 

Benzer şekilde günümüzde sıklıkla kullandığımız sosyal medya araçlarında da (twitter, facebook, instagram, snapchat, linkedin, vb.) işimizle ilgili önem arz eden konuları paylaşmaktan sakınmalıyız. Bilginin hızlı bir şekilde ve dezenformasyona da uğrayabilecek bir biçimde bu kanallarda yayılması yine istenmeyen sonuçlara yol açabilir ve bu da hem bize hem de çalıştığımız kuruma zarar verir. Tabii ki duvarları olan ve iletişimi zor bir ekip arkadaşı olmadan iş arkadaşlarımızla samimi paylaşımlarda bulunup güçlü ilişkiler kuracağız. Ancak paylaşımlarımızda profesyonelliğin gerekliliklerini yerine getirip neyin paylaşılıp neyin saklanması gerektiğini tartıp ona göre hareket etmeliyiz.

Ya bir role-model’in ya da bir coach’un olsun



Ulaşmak istediğiniz kariyer hedefini belirlerken kendiniz için bir role-model belirleyip onun başarı öyküsünden esinlenerek kendi başarı hikayenizi yazabilirsiniz. Tabii ki tek bir role-model belirlemek durumunda değilsiniz, farklı özellikler için farklı liderleri örnek alıp dilediğiniz özelliklerini hayatınıza adapte edebilirsiniz. Bu noktada örnek alacağınız kişinin biyografisini okumak, yaşayan kişiler ile linkedin gibi farklı kaynaklardan iletişime geçmek, onlar üzerine yazılmış incelemeleri takip etmek size bakış açısı kazandıracaktır. Örneğin Steve Jobs’un biyografisini okuyuncaya kadar sunum tekniklerine yönelik birçok eğitim alsam da başarılı sunumlar yapmaktan uzak bir performansım vardı. Kitapta Jobs’un Powerpoint’ten sunum yapan bir kişinin anlattıklarına hakim olması için o slaytlar olmadan sunabilecek donanımda olması gerektiğini, bu sebeple kendisinin ofiste Powerpoint kullanmayı yasakladığını okudum. Ben de bundan etkilenip hazırladığım sunumlarda slaytlar hiç yokmuş gibi çalışmalarımı yapıp sunuma çıkmaya başladım. Gerçekten de bu sunum performansımı olumlu yönde etkiledi.

Pek tabii ki çalıştığınız şirkette koçluk/mentörlük sistemi varsa bunu da iş hayatınıza aktif bir şekilde adapte ederek koçunuzdan/mentörünüzden alacağınız tüyolarla iş yapış şeklinizi farklılaştırıp kendinizi ulaşmak istediğiniz seviyeye taşıyabilirsiniz. Hatta illa bu sistem şirketinizde aktif olarak kullanılmasa bile yukarıda bahsettiğim networking faaliyetleriniz kapsamında yöneticilik niteliklerini beğendiğiniz kişilerle iletişim kurup onlardan geribildirim ve öneriler toplayarak kendinizi geliştirebilirsiniz.

Heyecanı kaybetme, kaybediyorsan gerekli aksiyonu al



Her sabah masanıza oturduğunuzda o gün yapacaklarınız için duyduğunuz önem ve istek, işinize olan bağlılığınızın en güzel göstergesidir. Heyecan konusunda 9 yıllık gözlemlerime göre, heyecanını kaybetmiş insanlar ay sonunda maaşını alıp ailesini geçindirmek için çalışıyor olmaktan hayıflanırken, heyecanla işine bağlı olan çalışanlar ise sürekli işiyle ilgili geliştirilebilir alanları kovalayan, ek sorumluluk almak için çaba gösteren, kendini güncel tutan ve farklılaştırmaya çalışan bireyler olarak hem kendine hem de şirketine değer katıyorlar. Hal böyle olunca da sarf edilen bu eforu birileri mutlaka görüp takdir ediyor ve bu onlara performans zammı ya da terfi olarak geri dönüyor. Bu sebeple kişi kendi durumunu değerlendirip özeleştirisini yapmalı ve eğer mevcut durumda üstlendiği sorumluluklar için heyecan duymuyorsa bir aksiyon planını hayata geçirmelidir. 

Peki böyle bir durumda neler yapılabilir? Kişi ek sorumluluklar isteyerek “job enrichment” olarak nitelendirilen iş zenginleştirmesi yöntemiyle yeni sorumluluklar tecrübe edebilir. Yine amiriyle durumu paylaşıp rotasyon çerçevesinde bölüm içerisinde farklı bir pozisyon ile yola devam edip daha önce yapmadığı işleri yapıp hem yeni bir şeyler öğrenmenin, hem de yeni bir şeyler yapmanın heyecanını hayatına dahil edebilir. Çalışan eğer yeteneklerinin ve donanımlarının bulunduğu departman dışında da çalışmasına elverişli olduğunu düşünüyorsa, kendisine uygun bulduğu pozisyon için ilgili departman yöneticisi ve İK yönetici ile görüşüp talebini ileterek açılacak pozisyon için havuzda kendine yer edinebilir. Yine tüm bu saydıklarımla soruna çözüm bulamıyorsa iş değişikliği ile yeni bir firmada, yeni ekip arkadaşları ve yeni sorumluluklarla kariyerine devam edebilir. Organizasyon kültürü dersinde öğretilen verilere göre çalışanların düşük performans ve düşük iş tatmini yaşamalarının sebeplerinden biride içinde bulundukları organizasyonun kültürüne tam olarak adapte olamamalarıdır. Bu sorunu aşan çalışanların performanslarında yükseliş ve buna bağlı olarak yaptıkları işten tatmin olma seviyelerinde artış gözlemlenmiştir.

Özgün liderliğini keşfet

Öncelikle bu bölüme kadar olan bölümleri büyük ölçüde ilk yedi yıllık tecrübemle yazdığımı, bu bölümü ise sekizinci yılımdaki tecrübemle kaleme aldığımı belirtmek isterim. Gelelim bu sene eklediğimiz özgün liderlik konusuna. Harvard Business Review’in Liderlik üzerine yazılmış bilimsel makaleleri bir araya getirdiği kitabındaki Özgün Liderliğinizi Keşfetmek adlı makale kitaptaki en çok ilgimi çeken çalışma oldu. Makalede liderlik konusunda çalışan bilim insanlarının büyük liderlerin tanımlayıcı tarzlarını, niteliklerini veya kişilik özelliklerini belirlemek çabasıyla binden fazla çalışma yürüttüğü ancak bu çalışmalardan hiçbirinin ideal liderin net bir profilini çıkaramadığı belirtilmiş. Eğer bilimciler seri üretilmiş bir liderlik tarzı tarzı ortaya koymuş olsaydı, insanlar sonsuza kadar onu taklit etmeye çalışacaklardı. Neticesinde insan değil, oyun karakteri haline gelirlerdi, böylelikle de başkaları anında içlerini okurdu.



Yukarıdaki altıncı maddede belirttiğim gibi (ya bir role-modelin ya da bir coach’un olsun) başkalarının deneyimlerinden öğrenebilirsiniz, ama onlar gibi olmaya çalıştığınızda başarılı olmanız imkansızdır. İnsanlar özgün ve sahici olduğunuzda size güvenir, başka birinin kopyası olduğunuzda değil. Lider olmanız için yine yukarıdaki ilk maddede belirttiğim gibi (önce sorumluluğunu yerine getir) kuruluşunuzun tepesinde olmanız gerekmez. Özgün bir lider olmak için de bir liderin belirli nitelikleri veya kişisel özellikleriyle doğmak zorunda değilsiniz. Önemli olan potansiyelinizi keşfetmek. Young & Rubicam’ın CEO’su Ann Fudge’un bu konudaki söylemi ilham verici: “İster iş ister devlet hayatında ya da kar amacı gütmeyen bir gönüllü olarak olsun, hepimizin içinde liderlik kıvılcımı vardır. Karşımızdakine meydan okuma, liderlik yeteneklerimizi başkalarına hizmet etmek için nerede kullanacağımızı keşfetmemize yetecek kadar kendimizi iyi anlamaktır.” Deneyimlerinden özfarkındalık geliştirebilen birisi kendi değer ve ilkelerini gerçekleştirerek bu farkındalığa uygun olarak hareket eder. Dış ödül ve takdirler için duyduğu arzu kadar bu iç değerler tarafından da harekete geçirilmek için motivasyonunu dengelemeye özen gösterir.

Hiç kimseye çok güvenme

Her geçen yıl tecrübem arttıkça bu makaleye de aldığım yeni bir dersi ekliyorum. Yıl içerisinde özellikle yöneticilere ait okuduğum anı ve otobiyografi kitaplarından elde edindiğim birbirinden değerli tecrübelerden kendi iş hayatımla özdeşleştirdiğim birini bu yıl listeye dahil etmeyi planlıyordum. Ancak özel hayatımda yaşayıp iş dünyası dahil her alanda kulağımıza küpe olabilecek bir durumla karşı karşıya kalınca onu önceliklendirdim: hiç kimseye çok güvenme.

Yola çıktığınız ya da çıktığınız yolda karşınıza çıkan insanlara, belirli bir geçmişiniz olsun ya da olmasın, hiç bir zaman kontrol edilebilir bir güven seviyesinden fazla güvenmeyin. Tabi ki iş yaptığınız kişilere güvenerek daha rahat iş yaparsınız ama insanoğlu her zaman kendi çıkarlarını başkasının önünde görür ve sözkonusu kendisi olduğunda geçmişteki yaşanmışlıklar tek kalemde silinebilir. Bu yüzden hem özel hayatınızda hem de iş dünyasında siz siz olun ve birlikte olduğunuz insanlara ne kadar güvenirseniz güvenin bir gün onların da sizi yarı yolda bırakabileceğini aklınızda bulundurun. Kendi küçük dünyamdaki tecrübemi bir üst seviyeye taşımam gerekirse size 'kurumsallık' konsepti ile cevap verebilirim. Kurumsallaşmaya çalışan firmaların hepsi insana bağlı yapılardan sisteme bağlı yapılara geçmeye çalışırlar, edinilen tecrübenin şirket tabanına yayılmasını hedeflerler. Bunun arkasında kişiye bağlı yapının yarınının olmaması vardır. Peki neden kişiye bağlı yapı kullanmak istemezler, çünkü o kişi yarın orada olmayabilir. Sizde kendi içinizde bir değerlendirme yaparak mevcut network'ünüz içinde olması gerekenden fazla bir güven hissiyle bağlandığınız kişiler varsa bu yapıyı nasıl alternatifli hale getirebileceğinizi düşünün. Yukarıda bahsettiğim "etkin bir network sahibi ol" maddesi içerisinde herhangi bir kişiye diğerlerinden çok daha ayrıcalıklı bir güven ile bağlıysanız yarın o kişi siizn hayatınızda olmasa ve hayatınızdan çıkarken size nasıl zararlar verebileceği üzerinde kafa yorun ve ona göre kendinizi koruyup alternatifler geliştirin. Bu da sizin kendi sigortanız olsun. Tabi ki her güvendiğiniz sizi yarı yolda bırakacak değil ama ya yarı yolda bırakırsa?

Dokuz yıllık tecrübemle, çok uluslu firmalar başta olmak üzere, çalışanların kariyerlerini yönetirken dikkat etmesi gereken hususları yukarıda özetlemeye çalıştım. Bakalım geçen zaman bu deneyim ve gözlemlerimde ne gibi değişikliklere yol açacak. Kariyer basamaklarını çıkıp kıdem aldıkça listeden neleri çıkarıp, neleri ekleyeceğim bunu zaman gösterecek. Tabi ki herkesin doğruları kendine göre değişir ama yine de yazdıklarım aklınızın bir köşesinde bulunsun.