Etik Kodu

Etik ve İtibar Derneği’nin 9. Döneminin 5. Gününde birinci dersimiz “Etik Kodu” oldu. İdil Gürdil’in eğitmenliğindeki dersimize etik kodu tanımlayarak başladık. Daha önceki notlarımda da belirttiğim şekilde, derste belirtilen tanımlamaları buraya direk taşımam söz konusu değil. Bu sebeple derste aldığım notları kendimce değerlendirerek, üzerine internetten herkesin ulaşabileceği bilgileri derleyerek bu içeriği hazırlıyorum.

“Etik kodu” şeklinde google’da bir arama yaptığımda çıkan ilk sonuç İdil Hanım’ın eski şirketi KPMG’nin websitesi oldu. Ben de oradaki tanımı sizinle paylaşmak isterim:

Etik Kod, kurumların çalışanlarına, beraber iş yaptığı kişi ve diğer kurumlara ve kamuya sorumluluklarını özetleyen, temel değerlerini ve ilkelerini yansıtan, çalışanlara kabul edilebilir ve edilemez davranışlar konusunda yol gösteren bir kurallar bütünüdür.

https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/tr/pdf/2016/09/tr-etik-kod.pdf

Daha sonra etik kodun içeriğinde neler olması gerektiğine geçtik. Yine “etik kodun içeriği” diye google’ladığımda ilk sonuç KPMG çıktı ve içeriğin de derste öğrendiklerimiz ile parallel olduğunu gördüm:

En genel tanımıyla iş hayatındaki evrensel doğruları ifade eden etik kod kurum tarafından, kurumun yöneticilerinin ve çalışanlarının mevcut ve gelecekteki davranışlarına rehberlik etmesi için hazırlanan yazılı kurallar bütünüdür.

Etik kodların oluşturulması sürecinde, kurumsal yönetim ilkeleri, misyon, vizyon ve değerlerden yola çıkılması gerekir. Sadece temel alt yapıyı kuracak bu temel ilkeler şirketlere başlangıç için yardımcı olur. Bunların üzerine sorumluluklar, standartlar ve kuralların da eklenmesiyle bütünün parçaları tamamlamış olur. Etik kodların içeriği bir piramidin katmanları gibi düşünülürse, bu piramidin en tepe katmanını “misyon” oluştururken, en alt katmanda “standartlar ve kurallar” yer alır. Piramidin en alttan en üst katmana doğru verilen detaylar ve teknik bilgiler azalır. Bir etik kodun bütün katmanları bazı durumlarda tek bir dokümanda yer almayabilir. Bu katmanlardan bir ya da birkaçını daha detaylı açıklamak isteyen şirketler, ayrı ayrı dokümanlar hazırlamayı tercih edebilir. Ancak her durumda, bu katmanlar bir arada ve bütünleşik bir şekilde şirketin etik bel kemiğini oluşturur.

Şirketlerin etik kodlarının bulunmasının en önemli amaçları arasında; ortak bir kurum kültürü yaratmak, kurum itibarını koruyarak geliştirmek, çalışanların davranışlarını iyileştirmek, yasal gerekliliklere uyum sağlamak, paydaşların beklentilerini karşılamak, topluma karşı sorumlu bir şirket olabilmek, rakiplere karşı şirketin konumunu korumak ve güçlendirmek, oluşabilecek bir suistimalin olası etkilerini azaltmak ve şirketin regülasyonlarla uyumlu olmasını sağlamak gelir. Etik kodlar bu etmenleri gerçekleştirebilmek için öncelikle temel değerlerden yola çıkar.

https://home.kpmg/tr/tr/home/gorusler/2017/03/sirketlerin-olmazsa-olmazi-etik-kod.html

Şirketler tarafından kullanım şekillerine göre etik kodlar 3 gruba ayrılır. Birinci grupta kurala dayalı kodlar, ikinci grupta prensibe dayalı kodlar, üçüncü grupta ise kurala ve prensibe dayalı kodlar yer alır.

Kurala dayalı etik kodlarda standartlar ve kurallar detaylı olarak belirtilir, prensibe dayalı etik kodlardaysa misyon, temel değerler ve/veya sorumluluklar özet halinde yer alır. Kurala ve prensibe dayalı etik kodlar detaylı standartlar ve kurallarla genel prensiplerin birleşiminden oluşur. Kurala dayalı kodlar genellikle prensibe dayalı kodlardan daha uzundur ve ikinci ya da üçüncü tekil şahıs ekiyle yazılır. Çoğunlukla buyurgan, kural koyucu ve hukuki bir dili vardır ve iç kullanıma yöneliktir. Prensibe dayalı kodlar daha özettir ve genellikle birkaç sayfadan oluşur. Birinci çoğul şahıs ekiyle yazılır, daha olumlu bir dili vardır, kural koymaktan ziyade yönlendiricidir ve ‘’iş yapış şeklimiz’’ gibi daha doğal bir anlatım taşır. Sadece iç kullanıma yönelik değillerdir ve dış paydaşlara da dağıtılabilir.

Her iki kodun da etkin olmasında çeşitli faktörler rol oynar. Kurala dayalı kod netlik ve benzerlik yaratırken, prensibe dayalı kod daha erişilebilir ve esnektir. Bu nedenle, günümüzde artan sayıda şirket her ikisini bir arada kullanmayı tercih ediyor.

Şirketlerin, etik kodlarını oluştururken dikkat etmesi gereken önemli noktalardan biri kodun kimler tarafından ve nasıl yazılacağıdır. Peki, etik kod nasıl yazılmalıdır? İlk olarak şirketin amaçları ve etik kodu ile başarmak istedikleri belirlenerek işe başlanmalı. Etik kod yazmanın en etkin yolu, şirket genelindeki tüm paydaşların katılımı ile yazılmasıdır. Üst yönetimin de desteğini alarak, kodun yazım sürecinde bir proje ekibi oluşturulmalıdır.

Etik kodu yazarken şirketin kültürü, ihtiyaçları, politika ve prosedürleri incelenmeli, anketler, süreç sahipleri ile görüşmeler ve fokus grup çalışmaları yapılmalıdır. Kodun yazımı için ihtiyaç duyulan bilgileri topladıktan sonra, şirketin değerleri, uygulamaları ve sektör standartları ile uyumlu olacak bir etik kod taslağı hazırlanmalıdır. Hazırlanan bu taslak, bir yandan üst yönetimle paylaşılırken bir yandan da saha çalışmaları ile test edilmeli ve gerekli düzeltme ve değişiklikler yapmalıdır. Etik kod son haline geldikten sonra mutlaka şirketin hukuk danışmanı tarafından da incelenmelidir. Nihai haline gelen etik kod üst yönetimin onayına sunulmalıdır. Etik kodun üst yönetim tarafından onaylanmasından sonra kodun ilgili taraflara duyurulması ve içselleştirilmesi için iletişim planı ve eğitim stratejisi belirlenmelidir. Ancak unutulmamalıdır ki, etik kod bir kere yazıldıktan sonra tamamlanmış olmaz, sürekli gözden geçirilerek güncel kalmasına çalışılmalıdır.

Birkaç temel ilkeye dikkat ederek etkin ve içselleştirilmiş bir etik kod yazılabilir. Etik kodla gerçekleştirilmek istenen amaçlar hakkında açık ve net olunmalıdır. Etik kodun anlaşılabilir olması için sade ve anlaşılabilir bir anlatım dili kullanılmalıdır. Hukuki terimler ve genellemelerden kaçınmak gerekir. Etik kod gerçek hayatta karşılaşılabilecek sorunlara, yaşanabilecek çelişkili ve ikilemli durumlara cevap vermelidir. Rehberlik edici bir kaynak olmalı, sektöre özgü son gelişmeleri, kanun ve regülasyonları takip etmelidir. Ancak esas önemli olan, etik kodun kullanılır olmasıdır çünkü kullanılmayan ve içselleştirilmemiş bir etik kod başarıya ulaşamaz.