Finans ve muhasebe alanında çalışan herkes gün içerisinde en az bir Excel dosyası açıp, bu dosyada çalışıyordur diye düşünüyorum. Sözkonusu bu çalışmalar sonucu atılan muhasebe kayıtları ve yapılan analizler şirketi finansal tablolarına direk etkisi olabilicek sonuçlar içerir. İşte bu noktada, kullandığımız Excel dökümanlarında ne kadar güvenli çalıştığımız konusu çok önemli bir hal alıyor.
Bu haftasonu End User Computing Application (EUCA) Controls adında web tabanlı bir eğitim aldım. Eğitimde Excel ve Access dosyalarının finans personeli için ne kadar hataya açık bir alan olduğu ve ne gibi kontrol mekanizmaları geliştirilmesi gerektiği anlatılmış. Çalıştığım firmanın eğitim sayfasına girdiğimde (GM University) bu eğitimin şu an en popüler eğitim olduğunu görmek konunun önemini gösteriyordu.
Eğitimde bir de örnek olay verilmiş. Bu olay öylesine masumane bir hatayı anlatıyordu ki hepimizin başına gelebilir diye kaleme dökmek istedim. Özetlemem gerekirse…
Firmanın muhasebe personelinden bir tanesi tedarikçilerin avans ödemelerinden sorumlu. Çalışmalarını Excel tablolarında hazırlıyor ve muhasebe kayıtlarını da bu çalışmalara bağlı olarak atıyor. Bir gün işlerini daha da kolaylaştırmak için kullanmış olduğu Excel dosyasının bir kopyasını yine dosyanın orijinal ismine çok yakın bir isimle kendi masaüstüne kaydediyor ve içindeki formülleri güncellemeye başlıyor. Ancak öemli bir iş yükü olduğu içi çalışmayı sonlandıramadan kaydediyor. Olacak oluyor ve bu kişi birkaç gün sonra hastalanıyor ve işe gelemiyor. Şef, avans ödemesinin yapılacağı o gün çalışmayı bir başka muhasebe çalışanının yapmasını istiyor. O kişi arkadaşının bilgisayarını açıyor, masaüstünde kolaylıkla dosyayı buluyor, dosyanın tarihine bakıp güncel olduğunu görüyor ve üzerinden çalışarak ödemeleri yapıyor ve ilgili kayıtları atıyor. Tüm bu işlemler gerçekleştikten sonra aslında üzerinde çalışılan dosyanın henüz draft halde olduğu öğreniliyor ama iş işten geçmiş oluyor.
İşte bu gibi risklerle karşılaşmamak için kullanmış olduğumuz Excel dökümanlarına birden fazla kontrol mekanizması kurmalı, formülleri olabildiğince basitleştirmeli, manuel girişleri azaltmalı, serverda çalışmalı ve her zaman bir önceki çalışmanın üzerine yazmak yerine yeni bir dökümanda çalışarak olası bir hatada kurtarma şansımızı yükseltmeliyiz.
Hepinize güvenli çalışma ortamları dilerim…
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder