Çoğumuzu bir rapor yazarken daha önce yazılmış olan raporun üzerinden gitmeyi kolaylık sağladığı için tercih ederiz. Format açısından bize önceki rapor üzerinden yürümek oldukça fayda sağlasa da ufak dikkatsizlikler yüzünden raporda büyük hatalar yapmamıza yol açabilir. İşte bu nedenle, tecrübelerimden elde ettiğim bazı hususları paylaşmak istedim ki raporu bitirdiğimizde bu hususların üzerinden giderek en çok düşülen hatalardan uzak duralım.
Raporun Dönemi: Birçok rapor belli bir dönem için yazılmaktadır. Raporu yazarken ilk iş olarak çoğumuz raporun dönemini değiştirerek başlarız. İşte böyle durumlarda sayfalarca dökümanda tek tek dönemleri değiştirmek yerine Microsoft Word’ün bize sağlamış olduğu CTRL + F özelliğini kullanarak mevcut rapordaki dönemi yeni raporumuzun konusunu teşkil eden dönemle değiştiririz. Eğer bu özelliği kullandığınızda “tümünü değiştir” özelliğinden faydalandıysanız, raporun dönemini ile aynı isimde olan ancak rapor içinde değiştirilmemesi gereken bilgiler siz fark etmeden otomatik olarak değişecektir. Bu hatalı değişikliklerden kaçınmak için ya Word’ün tek tek değiştirme imkanını kullanın ya da tümünü değiştirdikten sonra raporunuzda değiştirilmemesi gereken dönemsel bilgiler için tekrar bir gözden geçirme yürütün.
Sözleşme Bilgileri: Raporu yazmanız için dayanağınızı oluşturan dayanak sözleşme bilgileri eğer önceki rapordan farklı ise bu rapor bilgilerini mutlaka değiştirmeniz gereklidir. Raporun baş sayfalarında genelde bahsedilen sözleşme bilgileri çoğunlukla gözden kaçmakta olan önemli bir bilgidir.
Ekler ve Ekler Tablosu: Dönemi değişen raporun eklerinde de çoğunlukla değişiklik olmaktadır. Araya bir ek girmesi ya da mevcut bir ekin yeni dönem raporunda gereksiz duruma gelmesi halinde bu eki çıkarmamız gerekir. İşte bu durumlarda raporumuzun içindeki tüm ek numaraları da değişiklik gösterir. Böyle durumlarda ilgili ek numarasından sonraki tüm ek numaralarının güncellenmesine ve bunların ekler tablosundaki ile mutabık olmasına özen gösterilmelidir.
Sayı Formatları: Raporu hazırlarken birçoğumuz Microsoft Excel’de tablolarımızı ve hesaplamalarımızı hazırlayıp bunu daha sonra Word’e aktarıyoruz. İşte bu durumlarda sıklıkla karşılan hatalardan biri de sayı formatlarındaki virgül ve noktaların yer değiştirmesi oluyor. Ayarlar değişiklik gösterince rapor içerisinde bazı yerlerde bin ifadesi nokta (.) ile gösterilirken bazı yerlerde ise virgül (,) ile gösteriliyor. Yine bazı sayılarda ondalık ifadeler virgül ile gösterilirken bazılarında ise nokta ile gösteriliyor. Raporun kendi içerisinde tutarlı olması ve okuyanda kafa karışıklığı yaratmamak için istenilen formatta ifade edilmesine ve tutarsızlık varsa giderilmesine özen gösterilmelidir.
Paragraf ve Sayfa Sonları: Başlıkların sayfa sonunda kaldığı durumlarda genelde “ENTER” tuşuna basılarak paragrafın veya başlığın bir sonraki sayfanın başına gelmesine özen gösteririz. Ancak eski rapor üzerinden yürüryerek yeni bir raor oluşturduğumuzda eklediğimiz bu boşluklar bizim yeni raporumuzda alakasız yerlerde boşluklar olarak bize geri döner. Bunu önlemek için rapor yazıldıktan sonra dikkatli bir şekilde boşlukları gözden geçirmek görünüş açısından daha profesyonel bir rapor ortaya koymamızı sağlayacaktır.
Tablolar ve Toplam Satırları: Tabloları Microsoft Word ile hazırlayıp Word’ün toplama fonksiyonunu kullandığımız zaman dip toplamda hatalı sonuçlarla karşılaşmanız çok olası. Bunu önlemek için tabloları Excel’de hazırlamanızı ya da daha sonra toplam satırını hesaplamayı bir de hesap makinesi ile kontrol etmenizi öneririm. Ayrıca tutarlılık açısından tabloda belirtilen sayıların ondalık ifadeleri kaç rakamla gösterildiyse bunların tüm rapor içerisinde aynı şekilde gösterilmesi konusunda hassasiyet gösterilmelidir.
Paragraf İçerisindeki Boşluklar: Hazır olan raporda değişiklikler yaparak yeni bir rapor oluştururken cümle içlerinde bazı rakam veya kelimeleri sıklıkla değiştiririz. Bu gibi durumlar silip yerine koyarken fazladan boşluk verdiğimiz olur. Eğer kontrol açık değilse bu durumu kendimiz de test edebiliriz. CTRL+F ye basıp arama bölümüne geldikten sonra üst üste iki kere space tuşuna bastıktan sonra arama yaparsanız size rapor içerisinde isteğiniz dışında vermiş olduğunuz boşlukları getirecektir. Bunları bu şekilde düzeltebilirsiniz.
Soft ve Hard Data Mutabakatı: Raporun içinde kullandığımız tabloları çoğu kez karmaşık ve birbirine bağlı Excel tablolarında çeşitli formüller kurarak oluşturuyoruz. Raporumuzu bu tablolarla sonuca bağlarken tablolara temel oluşturan verileri de rapora ek yapıyoruz. Bazen elimizdeki Excel dökümanı ile kağıda basılı olan bu dökümanların tabloları arasında hazırlanma dönemlerinden kaynaklanan farklılıklar olabiliyor. Bunların önüne geçmek için her ikisini dikkatle inceleyip aradaki tutarsızlıkları test etmeye özen göstermeliyiz. Aksi takdirde raporda belirttiklerimizi dökümanlar ile destekleyememiş oluruz.
Sıklıkla yapılan hataları tecrübelerim paralelinde paylaşmaya çalıştım. Umarım yapma olasılığı yüksek olan bu hatalardan korunmanıza biraz olsun yardımcı olmuştur. Unutmayın, hatalar insanlara özgüdür, tıpkı hataları fark edip düzeltmenin de insanlara özgü olduğu gibi.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder