Proje Yönetimi Esasları

5 – 6 Eylül 2017 tarihlerinde Franklin Covey’den Sibel Demirel hocamızın Proje Yönetimi eğitimine katıldım. Her hakkı saklı olan bu eğitimin içeriğini paylaşamasam da eğitimin bende bıraktığı ana öğretileri yazıp, yeri geldiğinde kullanmak üzere saklamak istedim. Franklin Covey’in websitesinde eğitim tanıtımda kullanılan şu cümle özellikle bir çoğumuzun projelere girişirken ne kadar da donanımsız bir şekilde işe başladığının altını çiziyor: “Henüz resmiyet kazanmasa da günümüz çalışanları, sessiz sedasız proje yöneticisi rolünü üstlenmeye başladı.” Ben de yönetim bilimleri alanında yüksek lisans yaparken operations managemet dersinde proje yönetimi konusunda fikir sahibi olsam da bilgileri güncelleyip işin metodolojisini yeniden öğrenmek oldukça faydalı oldu. Bakalım temel olarak neler öğrenmişim:

Özgün bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için üstlenilmiş başlangıç ve sonu olan geçici çalışmaya proje denir. Yanlış başlatılan bir proje başarısızlığa mahkumdur. Project Management Institute’a göre, bir projenin başarılı olması için zaman, bütçe ve kalite hedeflerinin üçünün de tutması gereklidir.

Proje esnasında ihtiyacı belirlemeye yönelik iyi sorular sormak başarılı bir proje için en önemli unsurlardan biridir. Özellikle önemli paydaş görüşmelerinde doğru ve açık uçlu sorular kullanılması gerekir. Mesela “ne için kullanacaksın?” bu anlamda önemli bir soru örneğidir.

Kalitenin iki farklı tanımlaması yapılmıştır. Birincisinde kalite, beklentiye uygunluk olarak ikincisinde ise kalite, kullanıma uygunluk olarak ifade edilmiştir. Bugün ikinci tanım daha anlamlıdır.

Etkili İnsanların Yedi Alışkanlığı kitabının yazarı Stephen Covey’e göre insanlarla hızlı olmak yavaştır, yavaş olmak ise hızlıdır.

Proje esnasında yaşanılan sorunlara yönelik bildirimlerde suçlama dilinden ziyade "veri odaklı dil"e geçiş yapılarak mevcut sorunlar gündeme getirilmelidir.

Eğitimin kapanış seansında hepimiz bu eğitimin bize proje yönetimi ile ilgili öğrettiği iki şeyi söyledik. Benim için birincisi “iş kırılım yapısı oluşturmak”, ikincisi ise “açık sorular” sormaktı.  İş Kırılım Yapısı proje kapsamında ortaya konulacak işler ve bunlara ait adımlar hiyerarşisidir. Açık Sorular ise genel bilgi (ne, nerede, ne zaman, neden, nasıl ve kim [5N1K]) toplamaya yönelik soruları ifade etmektedir. Biz öğrendiklerimizi paylaşırken hocam Sibel Demirel de ekrana Mia Hamm’ın güzel bir sözünü yansıtmıştı:

Başardığınızda kutlayın ama her başardığınızda çıtayı biraz daha yükseltin.