Eğer içine kapanık biriyseniz bu
veya benzeri sözleri daha önce duymuşsunuzdur: “Sesini yükseltmelisin” ya da
“Daha görünür olmalısın”. Maalesef hem gözlemlediğim, hem de söylenen bir şey
var ki önemli anlarda sesinizi duyurmamak kariyerinize zarar verebiliyor.
Belli bir seviyeye ulaştıktan
sonra, sizi tanıyan ve iyi bir izlenim bıraktığınız üst düzey yöneticilerin
sayısı kariyer başarınız ile doğrudan ilişkilendirilecektir.
Sınırlarınızı aşmadan ya da
bilginizin ötesine geçmeden katkıda bulunabildiğiniz sürece, iyi olacaksınız.
Bu sebeple, toplantı öncesinde konuşmaya nasıl katkıda bulunacağınıza
hazırlanmak için zaman ayırın.
İyi bir dinleyiciyseniz ve
başkalarının öncelikle konuşmalarına izin veriyorsanız veya birkaç baskın
kişiliğe sahip bir takımdaysanız, büyük olasılıkla toplantıda ekleyeceğiniz bir
şey yokmuş gibi hissedersiniz. Böyle bir durumda, kendinizi ekibe yeni katılan
birinin bakış açısından görmeyi hayal edin. En iyi fikirleriniz olsa bile sizi
tanımayan biri, paylaşmadığınız sürece herhangi bir fikrinizin olmadığını
varsayacaktır. Daha da kötüsü, umursamayan biri olarak görülebilirsiniz. Bu
yanlış algılamalardan hiçbiri kariyerinizde size yardımcı olamaz ve bunları düzeltmek
size bağlıdır.
Bir toplantı
başlamadan önce sizden istense de istenmese de hazırlık yapmış olmanız kişisel
olarak yapmanız gereken bir şeydir. Düşüncelerinizi vaktinden önce hazırlamak,
bu muhtemelen normal tarzınız değilse bile, konuşması gereken ilk insanlardan
biri olmanıza yardımcı olur. Genel olarak fikirlerinizi erkenden iletmek en
iyisidir. Psikolojik bir seviyede, toplantının bir parçasını daha önce
hissetmenize yardımcı olur ve genellikle insanların görüşlerini yönlendirir,
oysa konuşmak için biraz beklerseniz, bunun tersi olur.
Bu durumu düzeltmek için toplantıda
önce konuşan siz olun. Toplantının sonuna kadar beklerseniz, başkası zaten
fikrinizi paylaşmış olabilir. Bir şey söylemek için ilk iki insandan biri olma
amacında olun. Kılavuzluk için, ilk konuşanları gözlemlemek ve nyi nasıl söylediklerini
not etmek isteyebilirsiniz.
Çoğu durumda,
kusursuz bir şekilde konuşmanız gereken bazı durumlar olduğunu düşünseniz de,
en çok önem verilecek şey söyleyecek bir şeyiniz olması ve söylediklerinize
inanmanızdır. Kısaca, bırakın insanlar mesaja daha fazla odaklansın diyorum. Kendinizi
sakinleştirmek için konuşmanız gerekmeden kısa bir süre önce, nefes
egzersizleri yapmak faydalı olacaktır.
Kariyerin üzerinde söz hakkı olan
insanlar önünde beceriksiz görünmek istemiyor olabilirsiniz ve bu sizi şu sorulara
itebilir: Neden kıdemli/deneyimli meslektaşlarınız tarafından toplantı
yönetilmesin? Bu yüzden baştalar, değil mi?
Ancak bu maalesef şöyle
algılanır: Toplantıdaki taraflardan biri üçüncü parti ise sizi toplantı
notlarını tutmak için gelen biri ya da asistan olarak görür ve bir sonraki
aşamaya geçmek için ihtiyaç duyduğunuz çalışma ilişkisini asla sizinle kurmaz.
İç toplantıdaysanız da, patronunuz beklenen zeka seviyesinde olmadığınızı ve
sizi bir etki yaratıcıdan ziyade emir alacak kişi şeklinde düşünür.
Bu durumun önüne geçmek için toplantının
öncesinde, üst düzey meslektaşlarınıza, hangi konuları ele alacaklarını, neyi
istediklerini ve nasıl katılmanızı istediklerini sorun. Bu, toplantı sırasında ne zaman topa girmeniz
gerektiğine karar vermenize yardımcı olabilir. Toplantı sırasında, sorulan her
soru için içinizden bir yanıt verin ve üst düzey meslektaşlarınızın
söyledikleriyle karşılaştırın. Yanıtlarınız duyduğunuz ile aynı seviyeye
geldiğinde, yanıtlarınızın doğru yolda olduğunu bilerek konuşma konusunda güven
kazanacaksınız.
Üst düzey bir toplantıya
katılmak, yeteneklerinizi sergilemek için nadir bulunan fırsat penceresidir.
Onu boşa harcamayın. Ev ödevinizi önceden yapın ve konuşmaya ekleyebileceğiniz
değere dikkat edin. Görüşlerinizi paylaştığınızda, kısa, özlü ve konuya
odaklanmış olduğundan emin olun. Unutmayın ki, başkalarını etkilemeye ya da ne
kadar zekice ya da ne kadar çalışkan olduklarını kanıtlamaya çalışan birini
dinlemekten daha can sıkıcı bir şey yoktur. Bu hassas bir dengedir. Eğer
konuşmazsanız, kimse sizin kim olduğunuzu bilmeyecektir; çok fazla
konuşursanız, insanlar ancak şunu merak etmeye başlar, "Kim olduğunu
sanıyorsun?"
Toplantı bittikten sonra geri
bildirim almak iyi bir yöntem olacaktır. Yöneticiniz veya mentörünüz orada
olacaksa, öncesinde daha fazla konuşmaya çalıştığınızdan bahsederek onlardan
bazı özel öneriler isteyin. Daha fazla konuşmanız gerekip gerekmediğini size
bildirirler.
Önemli iş toplantılarında
konuşmak çok az içe dönük insanın alabileceği bir risktir. Ancak kariyeriniz
uğruna bu riski almaya değer.
Son bir paragrafta yöneticiler
için açmak istiyorum. Bir yönetici olarak, içe dönük insanlara
çok yönlü bir toplantıda bir soru sorsanız, içe dönük bir beynin en iyisini
almayacağınızı bilmelisiniz. Farklı bir yaklaşım göstererek daha iyi bir yanıt
ve fikir edineceksiniz. Önceden ne hakkında konuşulacağını bilekem içe dönük
insanlara yardımcı olur, ancak toplantı gündemleri genelde son anda duyurulmaktadır.
Ayrıca toplantıdaki tüm konuşmalarını kimin yaptığını ve kimin katılımcı
ol(a)madığını düşünmeniz/gözlemlemeniz gerekir.Bu sebeple dinamikleri
şekillendirmeye çalışın. Daha suskun insanlara zemin hazırlayın – bu onları sahneyee
çağırmak gibidir. İster inanın ister inanmayın, bazı insanlar sahneye
çağrılmayı çok hoş karşılar, çünkü kendi kendilerine sahneye çıkmak konusunda
kendilerin rahat hissetmezler.
Not: Bu içeriği 1 Kasım 2017 tarihinde girmiş
olduğum bir toplantıda konu hakkında fikrimi, ilgimi ve merakımı beyan
edebileceğim fırsatlar olmasına rağmen toplantıda hiç sesimi çıkaramamış olmam
ve bunun bende yarattığı rahatsızlık sonrası konuyu etraflıca düşünmem ve
araştırmam sonrası hazırladım.
İçeriği hazırlarken
özellikle faydalandığım iki makale aşağıdadır. İlgilenenler için: