Fostering a Culture of Engagement and Collaboration in Global Controlling with GC Engagers

As we approach the end of 2024, it's a perfect time to reflect on our achievements and the values that have guided us. This year, our Global Controlling (GC) leadership team under Global Business Services announced an exciting initiative during our first webcast in 2024: the formation of the GC Engagers community. This initiative aimed to co-create engagement ideas and foster a culture where everyone feels a sense of belonging and pride in being part of our team.

Creating a Positive Impact

Our leadership team demonstrated the PMI DNA value of "We Care" by providing a platform for every member of the GC team to contribute. This initiative showed our commitment to creating a positive impact for those around us. By intentionally seeking, listening, and learning from diverse perspectives, we aimed to reach the best outcomes. This inclusive approach sparked interest among the team, leading to the formation of a community of 36 individuals from 12 different countries, each bringing unique "superpowers" to the table.

Building Connections and Collaboration

We began with a get-to-know-each-other session, aligning on our roles and responsibilities. A dedicated SharePoint site was created as a central hub for resources, discussions, and collaboration. This space allowed us to introduce ourselves to the entire GC community and foster a sense of unity.

Our Head of Global Controlling, Luis Matos, reinforced the PMI DNA value of "We are Better Together" by encouraging the GC team to reach out to Engagers with ideas to strengthen our team. His cooperative approach broke down silos and united us for a shared purpose.

Driving Engagement and Innovation

In our first team meeting, we identified improvement areas: Fun & Integration, Recognition, Wellbeing, Learning Opportunities, and Career Opportunities. These areas evolved into five focused teams, each with its own leader. Francesco Puppato became the team leader for Fun & Integration, Sabina Bytnar-Warzocha for Recognition, Leonor Almeida for Wellbeing, Jaafar Abu-Eisheh for Learning Opportunities, and Volkan Yorulmaz (me) for Career Opportunities. By working in these focused teams, we analyzed pain points and implemented quick wins to create a positive impact on GC employees.

While the GC Engagers team has been working on ideas and plans to foster a culture of belonging, employee appreciation, and a growth mindset—ultimately making GC teams feel more connected, engaged, and motivated—our GBS People & Culture Manager, Izabella Golba, has consistently shown full "trust" in us, supporting us as we "embraced challenges."

Key Achievements

• Enhanced Communication: We created dedicated MS Teams channels to improve global communication and collaboration.
• On-Site Meetings: Successfully conducted on-site meetings in Krakow and Latin America, with plans for more in 2025.
• Summer Memories Competition: Launched a fun and engaging competition to boost team morale.
• Coffee Calls: Implemented informal catch-ups to strengthen team bonds.
• Webcast Support: Provided comprehensive support for GC webcasts, achieving high satisfaction results.
• Recognition: Recognized outstanding contributions through the Colleague of the Quarter awards.
• Career Opportunities: Introduced the “My Job Opportunities” initiative to highlight internal career opportunities.

Embracing Change and Innovation

Throughout this journey, we embodied the PMI DNA value of "We are Game Changers". By taking thoughtful risks, experimenting, and learning from our mistakes, we fostered a culture of agility and resilience. For instance, while preparing for the Global Controlling FS Connect series, we practiced repeatedly before the live sessions. During these internal runs, our GC leadership team members, Cristine Lee (Head of Controlling EAA & PMIDF) and Aurimas Klimas (Head of Controlling SSEA, CIS & MEA), not only observed our presentations but also provided constructive feedback. Their support and guidance helped us achieve an impressive NPS score of 9.2 for the session, which is considered a ‘promoter’ score.

Additionally, we launched the "My Job Opportunities" initiative to highlight internal career opportunities. This initiative encouraged team members to take initiative and explore new roles within the company, fostering individual growth and strengthening our team by leveraging diverse skills and experiences.

Reflecting on Our Journey

In our last GC Year-end webcast, thanks to the inclusive invite from Felix Schell, Head of Controlling Americas, the GC Leadership team provided us, the GC Engagers, with the space to share our key takeaways from 2024. We emphasized the importance of communication, feedback, and active participation in our initiatives. By working together, we can create a thriving and collaborative environment, driving for impact and celebrating our successes.

As Edvinas Katilius, our Global Business Solutions Vice President, shared in his reflections on PMI DNA, "Introducing core values by companies is not what makes them thrive; making those values lived by their people is." This sentiment was echoed during the global and local PMI DNA events, where we gathered to delve into the essence of our guiding principles. All these events were filled with open and honest conversations, leaving us energized and inspired to embed these values within GBS. Edvinas' commitment to making PMI DNA a part of our thriving culture is a powerful reminder of the impact we can achieve together.

A Personal Thank You

During my transition to a new role in 2024, my manager, Vasyliy Zakharov (Controller PMIDF), gave me the space to work as a GC Engagers leader, exemplifying the PMI DNA value of "We are Better Together". His support allowed me to collaborate effectively with our team, break down silos, and unite for a shared purpose.

Vasyliy's embodiment of the PMI DNA value "We Care" has been instrumental in my personal journey this year. His trust and encouragement have empowered me to embrace challenges, strive for excellence, and make things better for everyone in Global Controlling.

Call to Action

As we move forward, we as GC Engagers encourage all GC colleagues to:

• Communicate with Us: Reach out with any questions, suggestions, or concerns. We're here to listen and support you.
• Share Ideas & Feedback: Your insights help us improve and innovate. Don't hesitate to share your thoughts.
• Join Us: Become an active part of our initiatives. Together, we can achieve great things and make a positive impact on our Global Controlling team.

Let's continue to embody the PMI DNA values and critical behaviors, driving for impact and celebrating our collective achievements. 

Bir Kahve Molası

Bir kahve molası verdim bu sabah çalışmaya başlamadan. Dün “acaba hasta mı oluyorum” diye sorgulayacak kadar yorgun olmama rağmen yine gece yarısına kadar çalışınca sabah bonusu olarak bir Cadde yürüyüşü yaptım. Üstüne de kahve keyfi için yıllardır önğnden geçip bir türlü oturamadığım bir kahveciden (böyle yazınca havalı gelmesin, bildiğiniz Starbucks) kahvemi aldım, kulağımda Nilay Örnek, Adnan Bali’ye nasıl olunur diye soruyor. Ben de yavaştan bugün ve bu hafta yapılacakları listeliyorum beynimin arka planında…

Hediye kahve için de teşekkürlerimi belirteyim:

Starbucks 1e1 Bankacılık kampanyasindan 8736 ile biten AXESS kartinizla 99 TL tutarindaki isleminizden 99 TL indirim kazandiniz. Indiriminizi 2 is gunu icerisinde donem ici hareketlerinizden ve ekstrenizden takip edebilirsiniz. Mersis:0015001526400497 B002

Hayat Akıyor, Camdan Kayıp Giden Yağmur Damlaları Gibi

Her zaman bir önceki yazdığımın üzerinden silerek yazmaya başlıyorum. En son başlığın “başka bir dünya mümkün” olduğunu görünce şöyle bir içim ısındı. Aradan geçen günlerde İzmir, Yalova, Bursa ve yine İstanbul’da olsam da yazamadım, malum sebepler, tekrara düşmeye gerek yok. Ama şükür, daha iyiyim, daha iyi yönetmeye, her gün ileriye gitmeye devam ediyorum. Çok çalışıyorum ama bunu dert etmemeye yavaş yavaş başlıyorum. Arada bir bira içip Playstation’da online bir futbol maçı yapıp golü atınca yaşamdan aldığım keyfi artırıyorum. Tıpkı şu an camdan kayıp giden yağmur damlalarını izlerken yaptığım gibi...

Yolculuk devam ederken bu Cumartesi sabahı işleri beynimin bir kenarında park edip bir kaç haftadır alsam mı diye internet sayfalarında ve YouTube kanallarında inceleyip heveslendiğim Apple Watch’ı görmek için Cadde’deki Apple Store’un çevresinde 3 tur atıp park edecek yer bulamayınca bu kez diğer arabalardan cesaret edip çapraz karşısına dörtlüleri yakıp park ettim. İçeride görevli arkadaş kayış alternatiflerini gösterirken anonsu duyup teşekkür ederek kendimi caddenin karşısına attım ve arabaya binip kaçarak uzaklaştım. Şimdi favori kahvecim Nero’da sıcak lattemi yudumlarken halime şükrediyorum. Yakınımdaki bir masada koşucu olduğu belli iki genç ile bir amca yurtdışındaki olimpiyat yarışları hakkında sohbet ederken Aralık-Ocak gibi İsviçre ve Polonya’ya gideceğim için ufak bir heyecan ile görüşme yapmam gereken paydaşlarla ilgili öncesinde planlama yapmam gerektiği için daha çok yük hissettim. Derdim bu olsun be Volkan dedim, biraz daha sörf yaptım.

Sörf sonrası devam edeyim, biraz kaynatalım… Kahveciye bir abi geldi, yaşı 54’müş ama hiç göstermiyor. Can Bey’miş adı, 24 tane dairesi, plazası, imarlı arsası, bin iki yüz kişinin çalıştığı fabrikası varmış. Şu an emlakçılarla bu gayrimenkullerin önümüzdeki dönemde hangilerinin satılıp hangilerinin kiraya verilmesi konusunda fikir alışverişinde bulunuyor. Öncesinde de baristalarla sahip olduğu Tesla hakkında konuşup onlara ikinci elini iki buçuk milyona alabilecekleri, sıfırına boşu boşuna üç milyon vermemeleri konusunda tavsiye verdi. Bin iki yüz çalışanına ne kadar maaş ödüyor bilmiyorum ama doktora bile yapmış Cem Bey genç barıştaların bu paraları vermesi çok olası gözükmediği göz ardı etmemesini beklerdim. Emre Belözoğlu’ndan Ali Koç’a kadar farklı ünlülerle ilgili atıfta bulunduğu sohbeti dinlerken okuduğumu çok anlamasam da emlak vergisi işlemlerimi hallettim. 

Kahvemi de içip öğleni de gördüysem artık yola devam etme zamanı. Oh be biraz kafam da dağıldı, iyi geldi valla.

Son olarak, madem insta'ya hikaye koyacak motivasyonum yok, ben de burada paylaşırım son günlerde çektiklerimi... 

Baba oğul yeni güne hazırız.

Yorulmak Olmaz, Yola Devam

Yatırımlarınızı çeşitlendirin :)

Kağıt Üstünde Tatildeyim

Bugün yarım gün resmi tatil, yarım gün de şirket köprü izin kullandırıp 29 Ekim ile beraber dört günlük bir tatil imkanı sundu. Adı tatil ama ben tatilde miyim yoksa çalışmaya göre daha mı ızdırap çekiyorum... Cuma akşamı 9 gibi bilgisayar başından kalkmıştım, Cumartesi neredeyse ofiste tam gün izin yaptım. Pazar akşamı okunmamış maillerime cevap verdim ve bugün de dayanamayıp kaçamak yaparcasına ara ara maillerime bakıyorum. Tabii offline takılsam da MS Teams’ten gelen bildirimleri de alıyorum. Tüm bunlar kafamda yeni yapılacaklar listesi oluştururken insanın dinlenmesi mümkün mü?

Çok şükür işimiz güzel, seviyoruz şirketimizi de ama bu yük çok fazla ve ağır geliyor bir yerden sonra bünyeye...Benden bir şey istendiğinde park edeyim, sıraya alayım diyebilecek rahatlık seviyesinde olmadığım için herkesin her talebine hızlı bir şekilde destek olmaya çalışırken bu kez kendime destek olamıyorum. 

Moral bozarak bu işin içinden çıkamayacağımı neyse ki İzmir’den İstanbul’a taşındığımda kariyerimdeki açılım ile yaşayarak gözlemledim. Bunu bir kez daha yapabilirim. İşte bu yüzden daha çok aileme vakit ayırıp, edebi değeri olmayan bu yazılarımla içimi daha fazla döküp dengeyi bulmaya çalışıyorum. Sabaha kadar da çalışsam, uyumaya ya da tuvalete gittiğimde yeni bir maille belki saatlerimi ya da günlerimi alacak yeni bir analiz talebi alabilirim. İşte bu yüzden “sonu yok” bilincini edinmeliyim. Yıllar önce de hayır demeyi sevmiyor ve beceremiyordum, bugün de durum çok farklı değil belki ama hayır diyemediğim durumda da belki evet demekten kaçınma da iyi bir taktik olabilir. 

Bardağın dolu tarafını görmek, akıp giden hayatın içinde yapmamız gereken en iyi şey. İşte by yüzden şükrüm bitmez benim. Ailem var, sağlığım var ve işim var. Yükü de beni hayatta tutacak mücadelem olsun. Bakın ne de güzel Polyana da oluyorum. İşte o benden talepte bulunan o mail sahiplerine de böyle yapacağım ve başarılı da olacağım.

Şimdi biraz bulunduğum kafede kitap okuyup, izin günümün tadını çıkarayım. Akşam derbi de var. Yatmadan önce de biraz mailleri toparlasam, sabah da şampiyon kahvaltısı sonrası biraz daha... (akıştayız dostlar...)

Başka Bir Dünya Mümkün

Geçtiğimiz Perşembe sabahından beri kendime bunu tekrar edip duruyorum: Başka Bir Dünya Mümkün... 

14-17 Ekim tarihleri arasında konferans için Antalya’daydım. Öyle yoğun geçen günlerin ve gecelerin ardından hem bir ortam değişikliği hem de temponun yavaşlaması bana iyi geldi. Hele bir de 16 Ekim öğleden sonrasında sunumum güzel geçince iyice bir rahatladım. Ama yine de öyle aman aman rahatlayamamış olmalıyım ki, son akşam plajdaki karaoke partisinde sahneye çıkmaya cesaret edemedim.

Her neyse, sorunsuz geçen bir etkinliğin son bölümünde bavulumu toparlayıp check-out yaptıktan sonra havuz başına inip bir kahve keyfi yaptım. Yazdan kalma güneşli Antalya havası ile bildirimleri kapatılmış Outlook’un verdiği rahatlık birleşince şöyle çevremi bir gözlemledim. En sevdiğim tatil aktivitesi olan güneşin altında öylece yatan Rus turistleri Ekim ortasında görünce kendime günün gerçeğini hatırlattım: “başka bir dünya mümkün”.

Havuz başındaki kahve keyfi öncesi Insta'ya atılan son hikaye

Otelden ayrılırken, uçakta ve havaalanından eve dönerken de bir kaç kez kendime bu telkinde bulunurken buldum kendimi. Hatta belki başarılı da olmuş olabilirim ki Perşembe gecesi bilgisayarı açmadan erken yattım. Ancak Cuma günü sabahtan bir başka gerçek ile uyandım: yeni pozisyonumda benden bir çok beklenti vardı. Gelen mailler sorular ve istekler içeriyordu ve topladığım enerjiyi adeta emiyordu. Altı gibi yürüyüşe çıkıp rahatlamayı planlasam da o sıralarda gelen bir başka maille yine keyfim kaçtı ve molayı ancak akşam yemeği ile verebildim. Gece bilgisayarı zorunlu bir sistem güncellemesi sebebiyle kapattığımda saat 1’di, yani yeni güne girmiştik.

Bugün biraz kendimle başbaşa kalıp neden bu kadar yoğun ve ne beni bu kadar yoruyor diye kendime sordum. Adeta biraz kendimi tanımaya, kendimle mülakat yapmaya adadığım o anlarda bulduğum cevap şu oldu: özellikle pandemi döneminde kariyerimin en zevk aldığım sorumluluklarına adamışken kendimi hep yalnız ve dedike çalışmıştım. Ancak bugünlerde çok fazla kişiyle yollarım kesişiyor, başka paydaşlarla mutabakata varmak, fikir alışverişinde bulunmak, bilgi alıp, karar vermek gerekiyordu ve bu da klasik Volkan’ın çalışma tarzından farklıydı. Buna alışmak, bu dönüşümü yönetmek beni yoruyordu. Durumun değerlendirmesini yapmak bana iyi geldi, en azından haftasonu bu satırları yazarken iyiyim. Pazartesi sabahı yine bana yüklenen, benden bir şeyler talep eden o mailleri alıp kendi yapılacaklar listemdekilere vakit ayıramadıkça stres yaşayacak olsam da bazı şeyler artık benim için daha net. Bu günlerden de hayırlısıyla geçip güçlenerek çıkacağımı düşündüğümde çok daha iyi hissediyorum. O halde bir kez daha tekrarlayayım: başka bir dünya mümkün. 

Rutinlerimi seviyorum ama bir kaç günlüğüne rutinlerimin dışına çıkmayı da seviyorum.

Kolay Olacağını Kimse Söylememişti

Ne zamandır aklımda, ama hep erteledim. İçimi dökeyim, biriktirdiklerimi akıtayım dedim ama olmadı. Halbuki kutladığım, olduğu zaman kesin yazarım dediğim o şey bile oldu ama ben yazacak ne zamanı ne de gücü bulamadım.

Bu aralar telefonumun duvar kağıdı da psikolojimi ele veriyor.

Öyle bir yoğun döneme girdim ki kendimle başbaşa kalacak, aklımdan geçenleri yazıya dökecek o kaçamak anını bir türlü bulamadım. Boş vakti bulduğumda yapabildiğim tek şey bilgisayar ekranından kaçıp telefon ve televizyonun ekranından medet unmak, biraz olsun o yaşadığım yoğunluktan uzaklaşmak oldu. Neyse ki bu Pazar akşamında yeni haftaya hazırlanırken odama çekilip kucağıma alabildim laptop’umu. Halbuki ne kadar hevesle almıştım bu cihazı geçen sene bu aralar, ama işe kendimi öyle bir verdim ki cihazın hakkını veremeden köşeye kaldırdım.

Bu kadar yoğunluktan yeterince ağladıysam eğer, biraz da önümüze bakalım. Ne zamandır beklediğim, uğruna denemediğim yol, almadığım sorumluluk kalmayan o kariyer adımını nihayet attım. Önümdeki o dağ belki dünkü kadar büyük değil ama burası da ayrı bir soğuk ve puslu. Kendine göre zorlukları olan, farklı dinamikleri olan bir yer.

Geçtiğimiz hafta üstüste gelen iki mail sonrası yaşadığım bir stres anı sonrasında yanımdaki kanepeye kendimi atıp “bunu sen istedin Volkan” diye kendime öğüt verirken buldum. Ayrıca kimse kolay olacağını da söylememişti. Ailem için, geleceğim için bunu tercih ettim ama işin bugünün şartlarına göre ağırlığı bugünümü keyifle yaşayamama sebep olmuştu. Ertesi gün o iki sıkıntılı mail de çözülünce yeni rolde uzmanlığı ele geçirdiğimde bu sıkıntıları atlatacağıma dair inancım arttı, keyfim de düzeldi. Bir de ders çıkardım: anlar sınırlı, o yüzden ailemle ve sevdiklerimle daha kaliteli zaman geçirmem lazım.

Aile her şeyden önce gelmeli!

Böyle olunca Cuma gecesi bir Avrupa Yakası yapıp ailece keyifli bir yemek yedik ve Galataport’u gezdik. Ertesi gün de 2007’deki mezuniyetim sonrası hiç uğramadığım Sabancı Üniversitesi’nin mezunlar günü için kampüsü gittik. Okan’ın yurtdışında okumasını çok istediğim için okulumu onun yanında çok övmesem de 2005’te girdiğim dönemki gibi Sabancı yine çok heybetli ve eğitim için harika duruyordu. Yemekhanede ailece yemek yerken bir ara okulda çok bunaldığım bazı günler aklıma gelmişti. Sonrasında okulu daha bitirmeden iş bulunca o buhranlı günler geride kalmıştı. Bugünlerde yaşadığım o zorlu adaptasyon günleri için de en iyi örnek bu olsa gerekti.

Gururlu bir mezun: 3 vakte 20. yıl geliyor, OMG!

Madem bu sıkı günleri de atlatacağıma inancımı bu satırları yazarak bir de yazılı hale getirdim artık elimdeki diğer işleri de halledip yeni haftaya dinç bir şekilde girmek için uykumu alayım. Güzel şeyler yaşamak ve paylaşmak üzere…

Ben Senden Razıyım 2024 Yazı

Seferihisar’dan ayrılmamızdan yalnız birkaç saat önce, denize karşı oturup 2024 yazının özetini çıkarmaya karar verdim. Haziran’ın ilk haftasındaki yoğunluk, okulların tatil olması ve Kurban Bayramı derken, Bursa sonrası Seferihisar’a gelip bir kez İstanbul, bir kez de Finike’ye gitmek dışında yazı konfor alanım Teos’ta geçirdim. Dönüp baktığımda “her güzel şey gibi işte bu da bitti” diyebilmek bile artık başlıca bir şükür sebebi.

Beklentiler ve Gerçekler

Yaza başlarken, yoğunluğu geride bırakıp bolca yazı yazacağımı, kitap okuyacağımı ve bunları sıklıkla LinkedIn’de paylaşacağımı düşünüyordum. Ancak, işlerin bitmek tükenmek bilmeyen yoğunluğundan arda kalan vakitte denize gitmeyi, yürüyüş yapmayı ve sosyal medyada gezmeyi tercih ettim. Öyle bir rutin oluşturdum ki, Sığacık Kale içine birkaç kez, Urla’ya sadece bir kez giderken, yaz başında kesin gideriz diye düşündüğüm Gümüldür’e hiç gitmeden yazı kapatıyorum. Yine de pişman değilim çünkü rutinimin içinde kaçırdığım için üzüldüğüm bir şey olmadı. Oluşturduğum rutinlerle ve düzenimle tatmin oldum: sabah yürüyüşleri, mesai sonrası denize gitmeler, Cuma sabahı pazar alışverişleri derken hiç izin kullanmadan hem yorulup hem de tatildeymişim gibi hissettiğim bir yaz yaşadım. Bir kez daha uzaktan çalışabiliyor olduğum için ne kadar şükretsem, hatta ailece şükretsek azdır.

Bekleyiş ve Heyecan

Bu yazın benim için en başından beri bir geri sayım, bekleyiş özelliği de vardı. Eylül ayında kariyerimdeki o değişiklik olacak mı, olmayacak mı diye yaz başından beri heyecanla bekliyordum. Yine çok şükürler olsun ki Ağustos’un başında resmi mektubumu da aldım: terfi ettim! Evde çığlık atarak ev halkını korkuttuğum o öğleden sonra yaşadığım rahatlama beni yıllar öncesinde Philip Morris için yine yaz tatilimde teklif aldığım 2013 yazına götürmüştü. İnşallah daha büyük başarıları sağlıkla kucaklarım.

Yazın Sonu ve Hatıralar

Sosyal medyada yaza veda hikayeleri paylaştığımız gecenin ertesinde birazdan İzmir’e gidip dostları da fiziken gördükten sonra önce Bursa, sonra İstanbul şeklinde alıştıra alıştıra eve döneceğiz. Seferihisar’ın soğuk denizi gibi bir anda girmek mümkün değilse önce biraz adım atıp yaklaşmak gerekiyor, biz de bunu tüm yaz deneyimlemiş insanlarız.

O değil de, yaz sonunda su nasıl da ısınmıştı ya… Hele o frizbi oynadığımız Pazar günü… Peki o akşamları ayın denize vurması... Bir de sahilde dinlediğimiz o güzel müzikler yok mu...Bu güzel yaz hatıraları ile yazı bitiriyor olmak çok güzel. Ben senden razıyım 2024 yazı. Kendine iyi bak Mavi Teos!

Bazen Linkedin Üzerinden bir VP'ye Ulaşmak Gerekir

Geçtiğimiz Salı akşamüstü saat 5’e doğru Polonya’da faturalarımızı düzenleyen ekibimizden aldığım bilgi ile SAP’de düzenlenen e-arşiv faturalarımızın e-fatura portalına düşmediğinden haberdar oldum. Günümüzün çok uluslu şirketlerinin bir gerçeği olan, ortak hizmet merkezleri ve üçüncü taraf hizmet sağlayıcılar ile çalışırken bu gibi sorunlarla karşılaşıldığında alışık olduğumuz yöntemle bilet (“ticket”) açarak sorunu bildirdim.

Her ne kadar "yüksek öncelikli" olarak sınıflandırsam da saat 5’te açabildiğim bilet için ilk iletişim ertesi gün oldu. Biletin atandığı kişi bana telefonla ulaştı, durumu dinledi. Soruların teknik bilgiler içerdiği noktada aynı dili konuşabilecek arkadaşımızla katılacağım online bir toplantı ile devam etmeye karar verdik. Öğle saatlerinde yaptığımız toplantı sonrası sürecimizi anlatıp talep edilen elektronik belgeleri yine sözleşmeli (contracted) olarak çalışan üçüncü taraf IT hizmet sağlayıcımız desteği ile e-dönüşüm hizmet sağlayıcımıza ticket üzerinden ilettim.

Çarşamba günü akşam saatlerinde ticket üzerinde çalışıldığına dair bildirim gelmişti ancak çözüm sağlanamadığı için e-arşiv faturalar düzenlenememişti. Böyle olunca hem Salı hem de Çarşamba günü sevkiyat durdu ve Sırbistan’dan yola çıkacak tırlar bekledi.

Perşembe sabahı bu sorunu gün içerisinde çözmek gerektiğinin bilinciyle ve Avrupa’daki paydaşlardan güne önce başlamanın avantajıyla ticket üzerinden mesajlar atıp konunun aciliyetini hatırlattım ve destek beklediğimizi yazdım. Cevap gelmemesi beni de germeye başlamıştı, hatta bu yüzden mesajlardan birini büyük harflerle (dijital dünyada caps lock yazmanın kaba olduğuna inananlardanım) yazıp dikkat çekmeye çalıştım. Yurtdışında mesainin başlayıp sevkiyatın başlamadığı haberi tedarik zinciri tarafındaki yöneticilere iletildikçe bu kez o departmanların yöneticileri ulaşıp güncel durumu sormaya ve konuyu üst yöneticilere iletmek gibi alternatifleri sorgulamaya başladılar. Tamamen üçüncü taraf bir hizmet sağlayıcının yapacağı teknik bir düzeltmeye (mapping) ihtiyacımız olduğu için içeriden bir desteğe ihtiyaç olmadığını belirtip “B Planı” üzerinde çalıştım.

B planım, e-fatura portalinden satır satır fatura kalemlerini giriş yaparak e-arşive faturayı oluşturmaktı. Fatura düzenlemekle sorumlu olan arkadaşım Türkçe bilmediği için önce sayfayı İngilizce olarak açıp hangi alanların zorunlu alan olduğunu gösterip nerelere hangi bilgileri gireceğini gösterdim. Her ne kadar başlıklar İngilizce’ye dönse de açılabilir menü (drop-down) içerisindeki kalemler Türkçe olduğu için yine de desteğe ihtiyacı vardı. Şöyle ki, adres menüsünde Country (ülke) içerisinde Germany yerine Almanya vardı ve müşterilerimizin adreslerinin Türkçe karşılığını not alması gerekiyordu. Benzer şekilde “birim” de sıkıntılıydı. Ayrıca dövizli fatura düzenlediğimiz için merkez bankasının sitesine girip döviz kurunu da alması ve fatura üzerinde belirtmesi gerekiyordu. Bir faturayı beraber taslaklara ekledikten sonra arkadaşımı diğer faturalarla baş başa bıraktım. Bu süreç hem çok yavaş hem de manuel olması sebebiyle hataya çok açıktı.

Aklımda net bir şey vardı: ticket üzerinden cevap alamadığım hizmet sağlayıcılarımıza bir şekilde ulaşmalıydım. Önce daha önce mutabakat veya başka teknik sorunlar sebebiyle email’lerine eriştiğim hizmet sağlayıcı firmadan çalışan kişilere toplu mail attım. Ardından websitesindeki iletişim numaralarını denedim. Maalesef müşteri hizmetleri teknik ekibe yönlendirilmeden önce vergi kimlik numarası soruyordu ve bu bilgiyi girdikten sonra teknik ekibe ancak bilet açarak erişebileceğime dair bir ses kaydı beni uğurladı. Denediğim bu kanallardan çözüm sağlayamayınca “müşteri haklıdır” deyip hizmet sağlayıcımızın ülke VP’sine Linkedin’den direkt mesaj atarak bilet numarasını ve sevkiyatın durması sebebiyle desteğe ihtiyacımız olduğunu yazdım. İnsanları title’ları ile sınıflandırmanın ya da konumlandırmanın doğru olmadığını düşünsem de kişileri ve kurumları zor durumda bırakmamak için bu içerikte bu ünvanla devam etmem uygun olacaktır. Daha önce hiç fiziksel olarak tanışmamış olsam da gerçekten ihtiyaçtan kendisine ulaşmıştım ve çok sağ olsun, hemen mesajıma dönüş yaptı ve konuyu kısa bir maille kendisine iletmemi istedi. Umutlanmıştım ve umudum boşa çıkmadı, yarım saat geçmeden önce e-arşiv faturaları portalde manuel olarak giriş yapan arkadaşım SAP’den gönderdiği faturaların portale düştüğünü yazdı, dakikalar içinde de bilete aynı yorum bu kez hizmet sağlayıcımızdan geldi. Hızlıca tüm paydaşlara güzel haberi ilettim. Sonrasında VP, Linkedin üzerinden bir mesaj ile ekibin sorunun çözüldüğüne dair bilgi verdiğini, benim de teyit etmemi istedi. Sorunun çözüldüğünü, İsviçre, Polonya ve Sırbistan’daki paydaşların da bu durumdan son derece mutlu olduğunu paylaştım. Gerçekten çok rahatlamıştım.

Bu deneyim, iş dünyasında karşılaştığımız zorlukların üstesinden gelmek için geleneksel çözüm yollarının dışına çıkmamızın ve “out-of-the-box” düşünme yeteneğimizi kullanmamızın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. İletişim kanallarını etkin bir şekilde kullanmak ve çözüm odaklı düşünmek, beklenmedik durumlarla başa çıkmamızı sağlar. Bu olayın anahtar noktası, sorunları çözerken proaktif olmanın ve alternatif çözüm yolları geliştirmenin değeridir. İşler yolunda gitmediğinde, çözüm bulmak için geleneksel yöntemlerin ötesine geçmek ve farklı düşünmek gereklidir. Bu durumda, sorunu çözmek için hem teknolojiyi (e-fatura portalı) hem de kişisel iletişim kanallarını (Linkedin) etkin bir şekilde kullandım.

Sonuç olarak, bu deneyim, iş dünyasında karşılaştığımız zorlukların üstesinden gelmek için geleneksel çözüm yollarının dışına çıkmamızın ve “out-of-the-box” düşünme yeteneğimizi kullanmamızın ne kadar önemli olduğunu gösteriyor. İletişim kanallarını etkin bir şekilde kullanmak ve çözüm odaklı düşünmek, beklenmedik durumlarla başa çıkmamızı sağlar. Bu, hem bireysel başarılarımızı hem de şirketlerin genel başarısını artıracaktır. Bu nedenle, her zaman yeni ve yaratıcı çözümler aramaya devam etmeliyiz. Bu, kesinlikle iş dünyasında başarılı olmanın anahtarlarından biridir.

***

Bu içeriğin İngilizce hali de mevcut, dilerseniz buradan ulaşabilirsiniz: Volkan Yorulmaz: When E-Invoices Go Wrong: Out-of-the-Box Solutions and Key Learnings

When E-Invoices Go Wrong: Out-of-the-Box Solution and Key Learnings

Last Tuesday, our team in Poland informed me about a technical issue with our e-archive invoices not being posted to the e-invoice portal. I promptly reported the problem to the outside service provider and classified the ticket as "high priority".

The next day, I had a meeting with the assigned person from the service provider and another in-house contracted colleague to discuss the technical aspects of the issue. Despite our efforts and the support of our third-party IT service provider, we couldn’t resolve the issue that day, which led to a halt in shipments from our Serbia factory.

On Thursday, I started the day early and sent reminders about the urgency of the issue. As the delay continued, I started working on an alternative solution, let's call it Plan B: manually creating e-archive invoices on the portal. This process was slow and prone to errors, but it was necessary.

In the meantime, I reached out to our service providers via email and phone, but to no avail. Finally, I decided to contact the VP of our service provider directly on LinkedIn, explaining our situation and the need for urgent support.

Thankfully, she responded promptly and within half an hour, the issue was resolved. I quickly shared the good news with all stakeholders. This experience was a reminder of the importance of being proactive, thinking out-of-the-box, and using all available communication channels effectively when solving problems.

Key Learnings:

• Always have a Plan B ready.
• Don’t hesitate to use different communication channels.
• Be proactive and solution-oriented.

Above was the long story short. Let me share the long story as well just to keep this personal experience in a written format. Who knows, maybe one day it will inspire me or someone else for more...

***

Last Tuesday afternoon, around 5 PM, I was informed by our team in Poland, who handle our invoicing, that our e-archive invoices created in SAP had not been posted to the e-invoice portal. As is common in today’s multinational companies, when encountering such issues while working with shared service centers and third-party service providers, I reported the problem by opening a ticket. Although I classified it as “high priority”, the first communication for the ticket I was able to open at 5 PM was the next day, Wednesday.

The person assigned to the ticket reached out to me by phone and listened to the situation. We decided to continue with an online meeting with a colleague who could speak the same language when the questions involved technical information. After the meeting we had at noon, I prepared the electronic documents requested via the ticket with the support of our third-party IT service provider with whom we work on a contracted basis. On Wednesday evening, there was a notification that the ticket was being worked on, but since the solution could not be provided, e-archive invoices could not be arranged. As a result, both on Tuesday and Wednesday, shipments stopped and trucks waiting to depart from Serbia factory waited.

On Thursday morning, knowing that this problem needed to be solved within the day and with the advantage of starting the day earlier than our stakeholders in Europe, I sent messages over the ticket reminding them of the urgency of the issue and wrote that we expected support. The lack of response was starting to make me nervous too, so I tried to draw attention by writing one of the messages in capital letters (I am one of those who believe that writing in caps lock in the digital world is rude). As the news that the office-hour started in Europe and the shipment did not start was conveyed to the team managers in the supply chain, the managers of those departments started to reach out and ask about the current situation and started to question alternatives such as reporting the issue to senior managers in my function. Since we needed a technical correction (mapping) to be done by a completely third-party service provider, I stated that there was no need for internal support and worked on the “Plan B”.

My plan B was to create an e-archive invoice by manually entering invoice items line by line from the e-invoice portal. Since the colleague responsible for arranging the invoice did not know Turkish, I first opened the page in English and showed which fields were mandatory and where to enter which information. Although the headings turned into English, he still needed support because the items in the drop-down menu were in Turkish. For example, there was no Germany in the Country menu, instead there was “Almanya” (in Turkish) and our customers had to take note of the Turkish equivalent of their addresses. Similarly, “unit” was problematic. Also, since we were arranging an invoice in foreign currency, he had to go to Turkish Central Bank’s site and get the exchange rate and state it on the invoice. After adding the first invoice together to the drafts, I left my colleague alone with the next invoices. This process was both very slow and very prone to error due to its manual nature. I had one clear thing in mind: I had to reach our service providers who I could not get a response from over the ticket.

First, I sent a group email to the people working from the service provider company whose emails I had access to due to previous reconciliation communications or other technical problems. Then I tried the contact numbers on their website. Unfortunately, customer service was asking for a tax identification number before being directed to the technical team, and after entering this information, a voice recording saw me off saying that I could only reach the technical team by opening a ticket. When I could not provide a solution from these channels I tried, I sent a direct message to the country VP of our service provider on Linkedin with the mindset that “the customer is always right” and wrote that we needed support due to the stop of the shipment and shared the ticket number that was created 2 days ago. Although I don’t think it’s right to classify or position people with their titles, it would be appropriate to continue with this title in this content in order not to put people and companies in a difficult situation. Even though I had never met her physically before, I really reached out to her out of need and thankfully, she immediately responded to my message and asked me to forward the issue to her with a short email. I was hopeful and my hope did not go in vain, less than half an hour later, my colleague who manually entered the e-archive invoices on the portal first wrote that the invoices he sent from SAP were transferred to the portal, and the same comment came from our service provider within minutes. I quickly conveyed the good news to all stakeholders. Then the VP sent a direct message on Linkedin saying that the team informed her that the problem was solved and asked me to confirm. I shared that the problem was solved and that our stakeholders in Switzerland, Poland and Serbia were extremely happy with this situation. I was really relieved.

This experience shows how important it is for us to go beyond traditional solution methods and use our “out-of-the-box” thinking ability when dealing with the difficulties we encounter in the business world. Using communication channels effectively and thinking solution-oriented helps us cope with unexpected situations. The key point of this experience is the value of being proactive and developing alternative solutions when solving problems. When things don’t go well, it is necessary to go beyond traditional methods to find a solution and think differently. In this case, I used both technology (manual invoice creation in e-invoice portal) and personal communication channels (Linkedin) effectively to solve the problem.

In conclusion, we should always continue to search for new and creative solutions. This is definitely one of the keys to success in the business world.

Kredi Kartımı Hacker’lara Nasıl Kaptırdım? Benden Habersiz Amazon’dan Hediye Çeki Almışlar

Bankalarla ve firmalarla yaşadığım tatsız deneyimleri şimdiye kadar hiç çekinmeden eleştirel bir dille paylaştım ancak bu kez zorlanarak yazıyorum. Neden mi zorlanıyorum? Çünkü başıma gelen olayda biraz da benden ya da benim sorumluluğumdaki aile bireylerinden kaynaklanan bir ihmal söz konusu ve böyle bir şeyle karşılaştığım için kendimi sorumlu hissediyorum. Haydi intro’yu geçip yaşananlarla devam edelim.

27 Haziran Perşembe günü öğlen saatlerinde oğluma kitap siparişi vermek için Amazon’a girmeye çalıştığımda tarayıcım şifre girmemi istedi. Şifremi girdikten hemen sonra Amazon beni yeni şifre belirleme ekranına yönlendirdi. Birkaç gündür hem sosyal medya hesaplarıma hem de üyeliğim olan diğer hesaplara ilişkin güvenlik bildirimleri aldığım için artık yeni şifre belirlemeye alıştım diye içimden geçirip yeni şifreyi oluşturdum. Ardından anlık bir şüphe ile son siparişlerimi kontrol etmek istedim. Ve başımdan kaynar sular döküldü.

Hesabımdan 2.000TL'lik hediye çeki sipariş edip mailime çok benzer bir adrese göndermişler

18 Haziran tarihinde Amazon hesabıma kayıtlı Akbank Axess kredi kartım ile 2.000 TL’lik alım yapılmış, bu da yine aynı tarihte kredi kartıma yansımıştı. Hızlı bir şekilde 21 Haziran tarihli kredi kartı ekstremde bu işlemin olduğunu teyit ettikten hemen sonra Amazon müşteri hizmetleri ile görüştüm. Konuyu seri bir şekilde anlatırken bir yandan da hediye çekinin nereye gönderildiğini kontrol ettim. Adres benim Amazon’da kullandığım adresin (v_yorulmaz@yahoo.com) çok benzeriydi: v_yorulmaz@yopmail.com. Nedir bu yopmail diye şöyle bir arattığımda karşıma şu bilgi çıktı:

YOPmail, bir kullan-at eposta adresi oluşturma hizmeti. Siteyi kullanarak istediğiniz "yopmail.com" uzantılı eposta adresini oluşturup, bu adresin gelen kutusuna erişim sağlayabiliyorsunuz. YOPmail'i eposta adresinizi girmeniz gereken ancak gerçek eposta adresinizi vermek istemediğiniz her yerde kullanabilirsiniz.

Müşteri temsilcisi gerekli kayıtları tuttu, Amazon’un bu gibi durumlarda müşterisinin yanında olduğunu, konuyla ilgili bir mağduriyet yaşamayacağımı ancak sürecin incelenmesi için biraz zamana ihtiyaçları olduğunu iletti. İçime su serpti ama yine de beklemek benim için kolay değildi.

Amazon bu işlem için faturasını düzenlemiş

28 Haziran günü sabah saatlerinde yine Amazon müşteri hizmetlerine ulaştım, durumu sordum, karşımdaki hanımefendi işlemlerin 48-72 saat sürebileceğini söyledi. Araya hafta sonu gireceği için sürecin bir kesintiye uğrayıp uğramayacağını sorduğumda ise bu durumdan etkilenmeyeceğimi, ilgili birimlerin hafta sonu da çalıştığını iletti. 

28 Haziran tarihinde benim aramam dışında Amazon’dan ses çıkmayınca 29 Haziran sabahında Amazon’un müşteri hizmetlerine mesaj kanalı ile ulaştım. Konu hakkında güncel bilgi talep ettiğimde bu kez temsilci beni 10 dakika kadar bekletti ve ardından iade işlemi için yardımcı olacağını söyledi. Amazon’da hesabıma girilip işlem yapıldığını fark edip müşteri hizmetlerine ulaştığım o anlarda panikle ilk olarak Prime hesabımda kayıtlı tüm kredi kartlarımı silmiştim. Temsilci arkadaş iade işlemini gerçekleştirebilmek için bir kredi kartımı yurtiçi ve yurtdışı işlemlere kapattıktan sonra hesabıma yeniden tanımlamamı istedi. Uygulama üzerinden kredi kartımı hiç alışık olmadığım (şimdiye kadar sistemlere “fazla” güvenmiş olabilirim) şekilde yurtiçi ve yurtdışı işlemlere kapattım ve ardından Amazon hesabıma yeniden kaydettim. Bu işlemleri yaptığımı müşteri temsilcisine teyit ettikten sonra arkadaşımız iade işleminin kendileri tarafında tamamlandığını, 10 güne kadar banka tarafından kartıma yansıyacağını paylaştı. Neyse ki o kadar uzun sürmedi ve 30 Haziran sabahı kredi kartımı kontrol ettiğimde iadenin gerçekleştiğini gördüm. Çok şükür Amazon yine büyüklüğünü konuşturup müşteri olarak beni çok da uğraştırmadan hakkımı iade etti. Tabi ki hesabıma girilirken hiçbir şekilde bildirim almamam, yapılan alışverişe ilişkin herhangi bir bilgi maili iletilmemiş olması ne kadar Amazon’un ayıbıysa da bu süreçte sadık bir müşteri olarak beni yıpratmadan sorunu zamanında çözmesi de karşımda sorumlu bir kurumsal firma bulmam açısından olumluydu.

Neyse ki bildirimi yapmamdan 2 gün sonra Amazon iadeyi yaptı

Bankalar arasında bir gecikme yaşanmadı ve aynı gün kartıma iade yansıdı

Peki bu süreç bana neyi öğretti?

Öncelikle antivirüs kullanın ve güncelliğine dikkat ettiğiniz antivirüs programının uyarılarına dikkat edin. Maalesef bu tatsız olayın başımıza geldiği günden önceki bir haftadır her sabah farklı bir hesabımla ilgili güvenlik bildirimi alıyordum. Uyarı aldığım hesaplar için şifreleri hep değiştirdim ancak değiştirmediklerim için risk devam etti. Maalesef oğlumun ortak kullandığımız bilgisayara kurduğu güvenlik riski içeren bir yazılım bu sürecin başlamasının sebebi oldu. Bilgisayarı fabrika ayarlarına (hard format) döndürdüğümüzde iş işten geçmişti. Halbuki bu konu çözüme ulaştıktan sonra oğlum, yazılımı kurarken antivirüs programının gerekli uyarıyı yaptığını, buna rağmen kuruluma devam ettiğini itiraf etti. Demek ki, antivirüs programı üstüne düşeni yapmıştı ama kullanıcı olarak biz onu dikkate almayarak ilk hatayı yapmıştık.

Pek çok kişi internet alışverişlerinde sanal kart kullanmaya yıllar öncesinde başladı ancak ben bu yöntemi pratik bulmadığım için bir türlü sevemedim. Yaşadığım bu kötü deneyimin sonunda internet üzerinden alışveriş yaptığım sitelere kredi kartımı kaydetmem gerekiyorsa (Netflix, Amazon Prime, Hepsiburada Premium, Spotify, vb.) ya o kartı internet alışverişine kapatıp işlem anında ya da ödemenin yapılamadığına dair hatırlatma geldiğinde internet alışverişine açmaya karar verdim. Alternatif olarak içinde para olmayan bir hesaba bağlı debit kart kaydetmek de hiç fena bir fikir değil.

Son olarak, kurumsal hayatta çalışanların bilgi güvenliği eğitimlerinden pek iyi bileceği üzere şifreleri farklılaştırın ve olabildiğince kompleks hale getirin. Bu çok basit ve herkesin bildiği bir bilgi ancak bazen o kadar çok hesapla uğraşırken biz de kolaya kaçabiliyoruz ama kolaya kaçmadan işi hackerlar için zorlaştırmalıyız. 

Bu deneyim, teknolojiye olan güvenimizin ve dijital dünyanın kolaylıklarının bizi nasıl bir güvenlik ihmaline sürükleyebileceğini gösterdi. Kendi güvenliğimiz ve sevdiklerimizin güvenliği için, teknolojiyi kullanırken dikkatli ve bilinçli olmamız gerektiğini hatırlattı. Antivirüs programlarına güvenmek, şifrelerimizi düzenli olarak değiştirmek ve karmaşık hale getirmek, ve belki de en önemlisi, çocuklarımıza dijital güvenlik konusunda eğitim vermek bu süreçte hayati önem taşıyor. Bu tür bir durumla karşılaştığımızda, Amazon gibi büyük şirketlerin müşteri hizmetlerinin ne kadar yardımcı olduğunu görmek de rahatlatıcı. Ancak unutmayalım ki, önlem almak her zaman tedavi etmekten daha iyidir. Bu nedenle, dijital dünyada gezinirken her zaman dikkatli olmalıyız. Bu deneyim, bana ve umarım siz okuyuculara, dijital dünyanın hem kolaylıklarını hem de potansiyel tehlikelerini hatırlattı. Kendimizi ve sevdiklerimizi korumak için gereken önlemleri alalım ve dijital dünyanın sunduğu olanaklardan güvenle yararlanalım.

Sürece ilişkin genel bilgilendirme

Ve bazı ek tavsiyeler

Tradition and Changing Careers: A Reflection

Two years ago, I took a picture of my mom’s cherry jam cooking in the sun and shared thoughts about patience, hard work, and how careers are changing. This year, I took the same picture and thought about what’s different and what’s the same.

For the original post, visit: Volkan Yorulmaz: Mom’s Sun-cooked Sour Cherry Jam vs. Career

My mom’s cherry jam is almost perfect again, showing the lasting value of tradition and patience. Like before, it needs more sun and time. The process is the same: bring it in at night to keep it dry, and let the sun do its job. It reminds us that some things are worth the wait and the work.

But our work lives keep changing fast. The straight, predictable careers we were told to follow are becoming outdated. Technology and industry changes have sped up in the last two years.

While making jam still needs time, work, and a few ingredients, building a career doesn’t. In a world where industries change overnight and jobs quickly become outdated, being able to adapt and keep learning is very important. As someone recognized as a top learner, I can attest to the value of lifelong learning.

Being recognized as the top learner in Finance Fundamental means a lot for me!

Looking at my mom’s unchanged jam recipe and the ever-changing recipe for career success, I see the need to balance tradition with innovation. We should value the patience and hard work of old practices, but also be ready for new opportunities and learning.

Here’s to the sweet success of both good jam and a good career, each needing their own mix of time, work, and adaptability. A well-managed career path involves an individual development plan and regular performance review meetings with your supervisor to reach your career objectives. So, if you haven't done yet, it is time to create/update your individual development plan and have a performance review meeting.

Career development is like making cherry jam under the sun. It’s a slow and steady process, where each ray of knowledge ripens your skills, just as the sun ripens the cherries. Over time, these skills are collected and condensed into a sweet jam of expertise, ready to spread on the bread of opportunities.