Toplantılarda Konuşabilmek İçin Stratejiler

Eğer içine kapanık biriyseniz bu veya benzeri sözleri daha önce duymuşsunuzdur: “Sesini yükseltmelisin” ya da “Daha görünür olmalısın”. Maalesef hem gözlemlediğim, hem de söylenen bir şey var ki önemli anlarda sesinizi duyurmamak kariyerinize zarar verebiliyor.

Belli bir seviyeye ulaştıktan sonra, sizi tanıyan ve iyi bir izlenim bıraktığınız üst düzey yöneticilerin sayısı kariyer başarınız ile doğrudan ilişkilendirilecektir.

Sınırlarınızı aşmadan ya da bilginizin ötesine geçmeden katkıda bulunabildiğiniz sürece, iyi olacaksınız. Bu sebeple, toplantı öncesinde konuşmaya nasıl katkıda bulunacağınıza hazırlanmak için zaman ayırın.

İyi bir dinleyiciyseniz ve başkalarının öncelikle konuşmalarına izin veriyorsanız veya birkaç baskın kişiliğe sahip bir takımdaysanız, büyük olasılıkla toplantıda ekleyeceğiniz bir şey yokmuş gibi hissedersiniz. Böyle bir durumda, kendinizi ekibe yeni katılan birinin bakış açısından görmeyi hayal edin. En iyi fikirleriniz olsa bile sizi tanımayan biri, paylaşmadığınız sürece herhangi bir fikrinizin olmadığını varsayacaktır. Daha da kötüsü, umursamayan biri olarak görülebilirsiniz. Bu yanlış algılamalardan hiçbiri kariyerinizde size yardımcı olamaz ve bunları düzeltmek size bağlıdır.

Bir toplantı başlamadan önce sizden istense de istenmese de hazırlık yapmış olmanız kişisel olarak yapmanız gereken bir şeydir. Düşüncelerinizi vaktinden önce hazırlamak, bu muhtemelen normal tarzınız değilse bile, konuşması gereken ilk insanlardan biri olmanıza yardımcı olur. Genel olarak fikirlerinizi erkenden iletmek en iyisidir. Psikolojik bir seviyede, toplantının bir parçasını daha önce hissetmenize yardımcı olur ve genellikle insanların görüşlerini yönlendirir, oysa konuşmak için biraz beklerseniz, bunun tersi olur.

Bu durumu düzeltmek için toplantıda önce konuşan siz olun. Toplantının sonuna kadar beklerseniz, başkası zaten fikrinizi paylaşmış olabilir. Bir şey söylemek için ilk iki insandan biri olma amacında olun. Kılavuzluk için, ilk konuşanları gözlemlemek ve nyi nasıl söylediklerini not etmek isteyebilirsiniz.

Çoğu durumda, kusursuz bir şekilde konuşmanız gereken bazı durumlar olduğunu düşünseniz de, en çok önem verilecek şey söyleyecek bir şeyiniz olması ve söylediklerinize inanmanızdır. Kısaca, bırakın insanlar  mesaja daha fazla odaklansın diyorum. Kendinizi sakinleştirmek için konuşmanız gerekmeden kısa bir süre önce, nefes egzersizleri yapmak faydalı olacaktır.

Kariyerin üzerinde söz hakkı olan insanlar önünde beceriksiz görünmek istemiyor olabilirsiniz ve bu sizi şu sorulara itebilir: Neden kıdemli/deneyimli meslektaşlarınız tarafından toplantı yönetilmesin? Bu yüzden baştalar, değil mi?

Ancak bu maalesef şöyle algılanır: Toplantıdaki taraflardan biri üçüncü parti ise sizi toplantı notlarını tutmak için gelen biri ya da asistan olarak görür ve bir sonraki aşamaya geçmek için ihtiyaç duyduğunuz çalışma ilişkisini asla sizinle kurmaz. İç toplantıdaysanız da, patronunuz beklenen zeka seviyesinde olmadığınızı ve sizi bir etki yaratıcıdan ziyade emir alacak kişi şeklinde düşünür.

Bu durumun önüne geçmek için toplantının öncesinde, üst düzey meslektaşlarınıza, hangi konuları ele alacaklarını, neyi istediklerini ve nasıl katılmanızı istediklerini sorun.  Bu, toplantı sırasında ne zaman topa girmeniz gerektiğine karar vermenize yardımcı olabilir. Toplantı sırasında, sorulan her soru için içinizden bir yanıt verin ve üst düzey meslektaşlarınızın söyledikleriyle karşılaştırın. Yanıtlarınız duyduğunuz ile aynı seviyeye geldiğinde, yanıtlarınızın doğru yolda olduğunu bilerek konuşma konusunda güven kazanacaksınız.

Üst düzey bir toplantıya katılmak, yeteneklerinizi sergilemek için nadir bulunan fırsat penceresidir. Onu boşa harcamayın. Ev ödevinizi önceden yapın ve konuşmaya ekleyebileceğiniz değere dikkat edin. Görüşlerinizi paylaştığınızda, kısa, özlü ve konuya odaklanmış olduğundan emin olun. Unutmayın ki, başkalarını etkilemeye ya da ne kadar zekice ya da ne kadar çalışkan olduklarını kanıtlamaya çalışan birini dinlemekten daha can sıkıcı bir şey yoktur. Bu hassas bir dengedir. Eğer konuşmazsanız, kimse sizin kim olduğunuzu bilmeyecektir; çok fazla konuşursanız, insanlar ancak şunu merak etmeye başlar, "Kim olduğunu sanıyorsun?"

Toplantı bittikten sonra geri bildirim almak iyi bir yöntem olacaktır. Yöneticiniz veya mentörünüz orada olacaksa, öncesinde daha fazla konuşmaya çalıştığınızdan bahsederek onlardan bazı özel öneriler isteyin. Daha fazla konuşmanız gerekip gerekmediğini size bildirirler.

Önemli iş toplantılarında konuşmak çok az içe dönük insanın alabileceği bir risktir. Ancak kariyeriniz uğruna bu riski almaya değer.

Son bir paragrafta yöneticiler için açmak istiyorum. Bir yönetici olarak, içe dönük insanlara çok yönlü bir toplantıda bir soru sorsanız, içe dönük bir beynin en iyisini almayacağınızı bilmelisiniz. Farklı bir yaklaşım göstererek daha iyi bir yanıt ve fikir edineceksiniz. Önceden ne hakkında konuşulacağını bilekem içe dönük insanlara yardımcı olur, ancak toplantı gündemleri genelde son anda duyurulmaktadır. Ayrıca toplantıdaki tüm konuşmalarını kimin yaptığını ve kimin katılımcı ol(a)madığını düşünmeniz/gözlemlemeniz gerekir.Bu sebeple dinamikleri şekillendirmeye çalışın. Daha suskun insanlara zemin hazırlayın – bu onları sahneyee çağırmak gibidir. İster inanın ister inanmayın, bazı insanlar sahneye çağrılmayı çok hoş karşılar, çünkü kendi kendilerine sahneye çıkmak konusunda kendilerin rahat hissetmezler.

Not: Bu içeriği 1 Kasım 2017 tarihinde girmiş olduğum bir toplantıda konu hakkında fikrimi, ilgimi ve merakımı beyan edebileceğim fırsatlar olmasına rağmen toplantıda hiç sesimi çıkaramamış olmam ve bunun bende yarattığı rahatsızlık sonrası konuyu etraflıca düşünmem ve araştırmam sonrası hazırladım.

İçeriği hazırlarken özellikle faydalandığım iki makale aşağıdadır. İlgilenenler için:

https://www.fastcompany.com/3052599/the-top-3-reasons-introverts-dont-speak-up-in-meetings

https://hbr.org/2016/04/how-to-talk-in-meetings-when-you-hate-talking-in-meetings